Unternehmensberater haben festgestellt, dass die falsche alphabetische Einordnung von Schriftstücken sehr häufig einer der größten "Zeitfresser" in Sekretariaten ist. Viele Dokumente werden erst nach langem Suchen gefunden.
Daher: Wie ordnen Sie Umlaute alphabetisch ein? Wie behandeln Sie das "ß", wie Namen mit einem Artikel davor? Wie würden Sie zum Beispiel diesen Firmennamen einordnen: "Die Computer-Fundgrube"?
Mein Tipp: Wenn Sie feststellen müssen, dass in Ihrem Sekretariat in dieser Hinsicht keine festen Regeln befolgt werden, dann investieren Sie am besten etwas Zeit in das Studium der DIN-Norm 5007. Diese DIN legt die Ordnung von Schriftzeichenfolgen fest und beantwortet Ihnen so die oft schwierigen Fragen nach der Reihenfolge.
Die besten Sekretärinnen-Praxis-Tipps für zeitgemäße, DIN-gerechte und stilsichere Korrespondenz lesen Sie in Office Korrespondenz aktuell.
Dabei wird zwischen Variante 1 (für Wörter, zum Beispiel in Lexika) und Variante 2 (bei Namenslisten, zum Beispiel in Telefonbüchern) unterschieden:
Beispiel:
Variante 1: ä und a sind gleich (ebenso ö und o, ü und u)
Variante 2: ä und ae sind gleich (ebenso ö und oe, ü und ue)
DIN 5007-1 DIN 5007-2
Goethe Goethe
Goldmann Götz
Götz Goldmann
Der Zeit- und Kostenaufwand lohnt sich bei einer umfangreichen Ablage langfristig gesehen auf jeden Fall.