Diese Frage stellte uns Sabine S. in der Redaktionssprechstunde:
„Ich arbeite als Assistentin/Sekretärin der Geschäftsleitung und habe ein sehr umfangreiches und verantwortungsvolles Aufgabengebiet. Zurzeit muss ich eine Geburtstagsliste für meinen Chef erstellen: für alle Mitarbeiter, Geschäftspartner, die Familie usw. Haben Sie Ideen für mich, wie und in welcher Form bzw. in welchem Programm ich einen solchen Kalender aufbauen und erstellen kann?“
Hier unsere Antwort: Die Geburtstagsliste erstellen Sie am besten in Excel. Klären Sie mit Ihrem Chef ab, ob Sie private und berufliche Geburtstage getrennt oder gemeinsam darstellen sollen, sodass Ihr Chef alle Geburtstage auf einen Blick sehen kann.
Ordnen Sie die Liste kalendarisch nach Datum.
So hat Ihr Chef den Überblick, zu welchem Datum, welche Geburtstage anfallen. In eine gesonderte Spalte schreiben Sie zu den jeweiligen Namen – sofern Sie Informationen dazu haben oder von Ihrem Chef bekommen – welche Hobbys, Interessen, Vorlieben, Farben die betreffende Person bevorzugt. In einer weiteren gesonderten Spalte tragen Sie jeweils zur betreffenden Person ein, welche Geschenke sie von Ihnen oder Ihrem Chef bereits erhalten hat. So stellen Sie sicher, dass Sie im nächsten Jahr nicht versehentlich dasselbe schenken. Mit der Zeit erhalten Sie dann eine aussagekräftige Geburtstagsdatenbank, die Ihnen und Ihrem Chef das Geschenkekaufen leichter macht.
Diese Liste können Sie sich im Abonnenten- Bereich unter www.assistenz.comherunterladen.
Übertragen Sie alle Geburtstage in Ihren Terminkalender
und – wenn gewünscht – auch in den Kalender Ihres Chefs. Wichtig: Notieren Sie für jeden Geburtstag eine Woche vorher einen Vorwarntermin in Ihrem Kalender. Damit haben Sie noch ausreichend Zeit, ein passendes Geschenk zu kaufen.