In vielen Unternehmen und Sekretariaten ist es jedes Jahr das Gleiche: Die Assistentinnen oder Sekretärinnen telefonieren den Mitarbeitern hinterher, um den Weihnachtskartenbedarf zu erfragen. Das kostet Zeit und zerrt an den Nerven. In diesem Tipp lesen Sie, wie Sie sich dieses "Spiel" in diesem Jahr erleichtern.
Die passenden Formulierungsvorschläge
Bestehen Sie bei der Bestellung der Weihnachtskarten auf der Einhaltung von Terminen. Wenn Sie möchten, dass die Weihnachtskartenbestellung sich in diesem Jahr für Sie stressfrei gestaltet, sollten Sie, was Termine angeht, nicht mit sich verhandeln lassen. Denn: Sobald Sie Verspätungen akzeptieren, haben Sie schon die Verantwortung übernommen, welche die Kollegen geschickt auf Sie abgewälzt haben.
Deshalb: Setzen Sie Fristen, die Ihnen zur Meldung der Druckauflage der Weihnachtskarten an die Druckerei oder an den Lieferanten einen kleinen Puffer einräumen, und nennen Sie auch die Konsequenzen, die eine verspätete Abgabe der Informationen nach sich zieht. Auch wenn es zu Beginn etwas mehr Arbeit und die Überwindung einer Hemmschwelle für Sie bedeutet: Diese Zeit sparen Sie später um ein Vielfaches wieder ein, weil Sie sich einen großen Teil der Erinnerungen an die Weihnachtskarten und damit auch den größten Ärger ersparen.
Wie Sie die Bestellung der Weihnachtskarten am besten formulieren – und was Sie vermeiden sollten
Sie können bereits mit den passenden Formulierungen bei der Bestellung der Weihnachtskarten dafür sorgen, dass die Mitarbeiter Sie ernst nehmen.
So nicht:
Bitte schicken Sie mir die Listen so schnell wie möglich zu.
Mit einer solchen Formulierung erhalten Sie die Listen vermutlich im nächsten Frühling.
Besser so:
Bitte halten Sie den Termin am 30. Oktober unbedingt ein.
Oder:
Bitte schicken Sie mir die Listen bis spätestens 30. Oktober, 12 Uhr.
So nicht:
Es wäre sehr schön, wenn Sie mir Ihren Bedarf an Weihnachtskarten bis zum 30. Oktober melden würden.
Diese Formulierung bedeutet, dass es sehr schön wäre, die Meldung zu erhalten, und dass der Termin für die Bestellung der Weihnachtskarten nicht verbindlich ist.
Besser so:
Beachten Sie bitte: Der letzte Abgabetermin für die Bedarfsmeldung an Weihnachtskarten ist der 30. Oktober.
So nicht:
Ich muss Sie schon wieder an den Abgabetermin erinnern und bitte Sie jetzt zum letzten Mal um die umgehende Zusendung der Liste.
Souverän klingt das nicht. Machen Sie lieber klar, dass Sie sich nicht weiter um die Versäumnisse des Kollegen kümmern und er die Folgen selbst zu verantworten hat.
Besser so:
Der Termin ist abgelaufen – leider ohne Ihre Informationen. Sie verstehen sicher, dass Sie dieses Mal bei der Verteilung der Weihnachtskarten leer ausgehen.
Verschaffen Sie sich Respekt
Wenn Sie erinnern oder Nachfristen setzen, gewöhnen Mitarbeiter sich daran. Sorgen Sie dafür, dass Ihr Wort zählt. Setzen Sie einen Termin für die Bestellung der Weihnachtskarten und bleiben Sie dabei. Schließlich setzt Ihr Chef Ihnen Termine, die Sie einhalten – wofür auch immer. Und das können und sollten Sie auch von Ihren Kolleginnen und Kollegen erwarten.
Der SekretärinnenBriefeManager-Tipp: Um Ihre Kollegen bei der Einhaltung des Termins zu unterstützen, können Sie einen Termin zur Abgabe per Outlook schicken. Auf diese Weise haben Sie ausreichend Unterstützung geleistet, damit jeder an diesen Termin denken kann.
Sollten Sie Ihre Kollegen dennoch an den Termin erinnern wollen, finden Sie in Der SekretärinnenBriefeManager im Kapitel W550 „Weihnachtskartenbestellung, Erinnerung“ viele Formulierungsvorschläge. Und vielleicht brauchen Sie das dann im nächsten Jahr nicht mehr.