Ihr wohlverdienter Jahresurlaub steht vor der Tür. Doch anstatt sich zu freuen, plagen Sie Stress, Hektik und Überstunden. Dazu kommt noch die bange Frage: „Habe ich wirklich alles optimal vorbereitet, damit das Sekretariat während meiner Abwesenheit reibungslos läuft?“ Wahrscheinlich besteht bei Ihnen kein Grund zur Sorge. Zur Beruhigung können Sie jedoch noch einmal alles Schritt für Schritt durchgehen:
- Arbeiten Sie Ihre Vertretung ein. Beginnen Sie damit mindestens eine Woche vorher. Ihre Kollegin hat so genügend Zeit, kann sich mit den anstehenden Aufgaben vertraut machen und Ihnen Fragen stellen.
- Bringen Sie Ihre Ablage auf den aktuellsten Stand. Erläutern Sie Ihrer Vertretung möglichst anhand eines Aktenplanes Ihr Ablagesystem.
- Überlegen Sie, was noch vor Urlaubsbeginn unbedingt erledigt werden muss. Legen Sie fest, was bis zu Ihrer Rückkehr liegen bleiben kann. Und besprechen Sie alle aktuellen Vorgänge mit Ihrer Vertretung.
- Bereiten Sie Besprechungen vor. Für wichtige Konferenzen während Ihres Urlaubs organisieren Sie so früh wie möglich
– den Versand der Einladungen,
– den richtigen Besprechungsraum,
– die Verpflegung und Bewirtung,
– alle wichtigen Unterlagen.
Erläutern Sie Ihrer Vertretung den Stand Ihrer Vorbereitungen, und informieren Sie sie über besondere Gewohnheiten wichtiger Besprechungsteilnehmer. - Planen Sie die Reisen Ihres Chefs. Machen Sie so weit wie möglich den Reiseplan fertig, und stellen Sie die Unterlagen für die Reisemappe zusammen. Besprechen Sie mit Ihrer Vertretung, was noch hinzugefügt werden muss.
- Achten Sie auf Termine und Fristen. Wenn Sie dafür verantwortlich sind, dass bestimmte Termine und Fristen eingehalten werden (Beispiel: Steuertermine, Zahlungsfristen), bereiten Sie die entsprechenden Formulare, Banküberweisungen oder Schecks vor, und legen Sie sie Ihrer Vertretung auf Termin.
- Beachten Sie Geburtstage und Jubiläen. Schreiben Sie schon vorab die Glückwünsche, und besorgen Sie die Geschenke für Geburtstage und Jubiläen von Mitarbeitern und Geschäftsfreunden. Ihre Vertretung braucht dann Ihrem Chef an den betreffenden Terminen nur noch die Grüße und Präsente auszuhändigen oder sie zu versenden.
- Sorgen Sie für einen reibungslosen Postein- und -ausgang. Erklären Sie, welche Post dem Chef vorgelegt wird und zu welcher Zeit. Legen Sie mit Ihrer Vertretung fest, was an welche Mitarbeiter verteilt wird. Sorgen Sie dafür, dass sie eine Postvollmacht erhält, damit sie alle Sendungen empfangen kann. Informieren Sie sie über die Unterschriftenregelung beim Postausgang.
Wichtig: Beginnen Sie mit Ihren Vorbereitungen mindestens 2 Wochen vor Ihrem Urlaub. Erstellen Sie für Ihre Vertretung eine oder mehrere Checklisten, damit sie eine optimale Arbeitsgrundlage während Ihrer Abwesenheit hat.