Für einige Sekretärinnen sind die letzten Tage vor dem Urlaub Stress pur. An alles, wirklich jede Kleinigkeit, müssen Sie denken und vieles delegieren. Und nach der Rückkehr aus dem Urlaub ist die Erholung binnen weniger Stunden dahin, wenn sie sehen, was Ihre Urlaubsvertretung Ihnen hinterlassen hat.
So bereiten Sie Ihren Urlaub professionell vor
Egal, ob es sich für die Dauer Ihres Urlaubs um eine Notbesetzung oder eine umfassende Stellvertretung handelt, sollten Sie die Zeit Ihrer Abwesenheit immer systematisch vorbereiten, beispielsweise mit einer Urlaubsliste.
Setzen Sie bei Ihren noch vor Ihrem Urlaub anstehenden Aufgaben Prioritäten
Es wird Ihnen nicht gelingen, alles vor Ihrem Urlaub zu erledigen. Setzen Sie daher Prioritäten und konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche. Sprechen Sie die aktuelle Liste der Projekte und Aufgaben mit Ihrem Chef durch und klären Sie deren jeweilige Dringlichkeit und den Umfang. Versuchen Sie, alle Aufgaben in folgendes Schema einzuordnen:
- Aufgaben, die Sie vor Ihrem Urlaub noch erledigen müssen
- Aufgaben, die Sie auf die Zeit nach Ihrem Urlaub verschieben können
- Aufgaben, die Sie zur Übergabe an Ihre Urlaubsvertretung vorbereiten sollten
Der Sekretärinnen-Handbuch-Tipp: Erledigen Sie komplexe Themenstellungen und Aufgaben, für die Ihre besonderen Kenntnisse der Zusammenhänge erforderlich sind, noch vor Ihrem Urlaub.
Welche Aufgaben soll Ihre Urlaubsvertretung während Ihres Urlaubs übernehmen? Machen Sie eine Urlaubsliste!
Machen Sie eine Urlaubsliste und notieren Sie in Ihrer Projektliste oder der Wiedervorlagemappe, welche konkreten Aufgaben noch zu erledigen sind und was dabei zu beachten ist. Vermerken Sie dabei,
- welche Aufgaben Ihre Urlaubsvertretung eigenständig entscheiden und erledigen darf und
- welche Aufgaben sie mit Ihrem Chef oder einem Mitarbeiter abstimmen sollte.
In welche Aufgaben sollten Sie Ihre Urlaubsvertretung besonders einweisen?
Soll Ihre Urlaubsvertretung Aufgaben übernehmen, die nach bereichsinternen Kriterien ablaufen, müssen Sie an eine umfassende Einweisung denken.
| Besondere Aufgaben, die Ihre Urlaubsvertretung erledigen soll | Woran müssen Sie denken? |
| Sie muss das immer am ersten Montag im Monat stattfindende "Monday Morning Meeting" des Gesamtbereichs organisieren. | 1. Erklären Sie die besondere Zielsetzung dieser Veranstaltungs- reihe (Überblick der aktuellen Themen im Bereich Networking, Teambildung). 2. Liegt eine aktuelle Teilnehmer- liste vor? 3. Welche Projektgruppe liefert Themen und referiert? 4. Erklären Sie die für diese Ver- anstaltung übliche Vor- und Nach- bereitung (z. B. Entwurf eines Bereichs-Quiz, protokollartiger Bericht für Bereichs-Newsletter etc.) |
| Sie muss wöchentliche Status- Reports erstellen. | 1. Wer liefert die Daten bis wann? 2. Erklären Sie Inhalt, Aufbau und Zweck des Reports. 3. Über welchen Verteiler wird der Report verschickt? |