Gehört Ihr Chef auch zu denen, die einen Teil ihrer eigenen Lesearbeiten gerne an Sie abgibt? Nur haben auch Sie trotz aller Organisation pro Tag nur eine begrenzte Zeit zum Lesen zur Verfügung. Im Newsletter Assistenz & Sekretariat inside habe ich diese Tipps gefunden, die Ihnen helfen können Ihrer Leseflut ganz leicht fertig zu werden.
Organisations-Tipp 1:
Gewöhnen Sie sich an, allzu hohe Lektürestapel zu vermeiden. Nehmen Sie sich handliche Zeitschriften oder einzelne Artikel mit auf den Weg zur Arbeit oder von der Arbeit mit nach Hause, wenn Sie mit der S-Bahn oder dem Bus zur Arbeit fahren.
Organisations-Tipp 2:
Werten Sie Gelesenes immer sofort aus. Fassen Sie die wichtigsten Inhalte stichpunktartig zusammen, markieren oder kopieren Sie sie. Arbeiten Sie Zeitschriften, Zeitungen, Broschüren und auch Bücher in einem einzigen Lese- bzw. Bearbeitungsgang durch.
Organisations-Tipp 3:
Schaffen Sie sich ein geeignetes Notiz- und Archivierungssystem. Als Archivierungssystem eignet sich eine Hängeregisterablage. Reißen Sie interessante und relevante Artikel heraus und legen Sie sie nach Themen ab. Die restliche Publikation werfen Sie weg.
Organisations-Tipp 4:
Schaffen Sie sich ein optimales Leseumfeld. Schlechtes Licht z. B. bremst Ihr Lesetempo und macht zudem schnell müde. Schließen Sie, wenn möglich, Ihre Tür. Wenn Sie dauernd gestört oder abgelenkt werden, verlieren Sie schnell den roten Faden und damit auch jede Menge Zeit.
Organisations-Tipp 5:
Verschaffen Sie sich vor dem Lesen einen Überblick über den Text. Betrachten Sie kurze Überschriften, farbig unterlegte Infokästen, Grafiken und deren Unterschriften. So erkennen Sie das Neue und Wichtige sofort. Eventuell müssen Sie den dazugehörigen Text dann gar nicht mehr lesen.
Organisations-Tipp 6:
Lesen Sie Informationen dann, wenn Sie sie brauchen – eine knappe Regel aus den USA lautet: "read it when you need it". So vermeiden Sie es, Dinge z. B. zweimal zu lesen. Das heißt: Wenn Sie eine interessante Überschrift entdecken, schneiden Sie den Beitrag aus und legen ihn auf Wiedervorlage. Erst wenn Sie die Information tatsächlich benötigen, lesen Sie sie ganz.
Organisations-Tipp 7:
Wählen Sie eine Lesegeschwindigkeit, die Sie als angenehm empfinden. Wenn Sie sich zwingen, so schnell wie möglich zu lesen, kostet Sie das viel Kraft und Konzentration und Sie ermüden schneller.
Mein persönlicher Organisations-Tipp: Fragen Sie Ihre Kollegen, welche Zeitungen und Zeitschriften für alle von Interesse sind. Teilen Sie die dann auf die entsprechenden Personen auf. Findet jemand einen interessanten Beitrag, gibt er den anderen z. B. auf einem angehefteten Zettel einen Hinweis auf die entsprechende Seite. So müssen nicht alle jeden Beitrag lesen, sondern können sich gezielt informieren.