In vielen Sekretariaten hat auch das Projektmanagement Einzug erhalten. Gutes Projektmanagement kann für Ihre eigenen Projekte nötig sein oder für Projekte, die Sie für Ihren Chef erledigen.
Dabei ist es unwichtig, ob Sie allein an diesen Projekten arbeiten, mit einer Kollegin oder mit mehreren Kollegen aus ganz unterschiedlichen Abteilungen.
Für Sie als Sekretärin oder Assistentin bedeutet Projektmanagement, dass Sie neben den zahlreichen Aufgaben Ihres eigentlichen Arbeitsbereiches neue hinzubekommen.
Um hier den Überblick zu behalten ist es empfehlenswert, Hilfsmittel für die Planung zu nutzen. Eine gute Hilfe für mehr Übersichtlichkeit ist der Projekt-Plan.
Erstellen Sie sich Ihren persönlichen Projekt-Plan:
Tragen Sie Ihre Projekte in die Tabelle ein (Beispiel siehe unten), die Sie nach eigenen Bedürfnissen noch ergänzen oder abspecken können. Günstig ist es, diese im Querformat auszudrucken, dann haben Sie ausreichend Platz für persönliche Notizen.
So kann ein Projekt-Plan aussehen:
| Projekte | Beginn | Ende | Projekt- manager | Projektziel | Projektstatus | Ergebnis | Strategie |
| DIN 5008 | 1.1.02 | 1.5.02 | Huber | Einheitlich- keit | fertig | umgesetzt | Workshop |
| Präsentation | 1.4.02 | 1.8.02 | Bender | Vorstellung | fertig | erfolgt | Teamarbeit |
| Jubiläum | 1.7.02 | 1.9.02 | Bender | Festakt | läuft | Teamarbeit |
Anhand dieses Plans können Sie nun den Status eines Projekts, beteiligte Mitarbeiter und gesetzte Termine kontrollieren und auch mehrere umfangreiche Projekte pannenfrei verwalten.
Bei Rücksprachen mit Ihrem Chef haben Sie mit einem Projekt-Plan alle wichtigen Informationen für ihn auf einen Blick parat.
Damit ersparen Sie sich selbst und Ihrem Chef umständliches Blättern in mehreren Ordnern oder Mappen und zudem viel Zeit, die Sie für weitere Aufgaben nutzen können.