Einige Organisations-Gewohnheiten halten sich hartnäckig in deutschen Sekretariaten. Untersuchen Sie Ihre Büroorganisation doch einmal nach den folgenden Stichpunkten und prüfen Sie, ob wirklich alle Büromittel effizient und einfach zu handhaben sind.
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Büromittel 1: Büroklammern
Sie verhaken sich leicht mit anderen Büroklammern, machen Papierstapel unhandlich und bieten keine Sicherheit, dass sie das Zusammengehörige auch wirklich zusammenhalten.
Besser: Verwenden Sie lieber Klarsichthüllen oder Heftklammern, wenn Sie mehrere Blatt Papier bündeln wollen.
Büromittel 2: Prospekthüllen
Das sind die mit dem weißen Lochstreifen am linken Rand. Sie sind wegen ihrer Überbreite fast immer unpraktisch. Benutzen Sie sie nur, wenn Sie Schriftstücke abheften müssen, die nicht gelocht werden dürfen (wie Zeugnisse).
Besser: Benutzen Sie - statt der üblichen Sichthülle (nur oben offen) - die Variante, die auch seitlich offen ist. Für alle anderen Gelegenheiten nutzen Sie lieber einfache Klarsichthüllen, am besten farbige. Ordnen Sie jeder Farbe ein Einsatzgebiet zu.
Büromittel 3: Ordner
Sie werden generell noch immer viel zu häufig für Unterlagen eingesetzt, die viel besser lose in Stehsammlern, Steh- oder Hängemappen untergebracht wären.
Besser: Nutzen Sie Ordner vor allem für Dokumente, die in der Chronologie bleiben müssen, die stapelweise abgelegt werden können und die nach dem Abheften keinem allzu häufigen Zugriff mehr unterliegen.
Büromittel 4: Schnellhefter
Die haben ihren Namen offensichtlich in der Lotterie gewonnen. Denn schnell sind sie ganz sicher nicht.
Besser: Fast immer sind Sie mit Klemmmappen, die es in den unterschiedlichsten Ausführungen gibt, viel besser bedient.
Warum die "Wirtschaftsheftung" für Ihre Ablage praktischer ist als die "Behördenheftung" lesen Sie im Newsletter Assistenz & Sekretariat inside.
Büromittel 5: Offene Behältnisse
Wenn es nicht um Gegenstände geht, auf die Sie dauernd zugreifen, ist die Aufbewahrung von Unterlagen in offenen Behältnissen nicht zu empfehlen. Sie verstauben und verschmutzen leicht.
Besser: Geschlossene Behältnisse sind den offenen meist überlegen: Gleichförmige Behältnisse wirken ruhiger, lassen sich in der Regel stapeln, und die Inhalte sind vor Licht und Staub geschützt.
Beispiele für diese Büromittel: Schubladensysteme für CDs und andere Speichermedien, geschlossene Kartonstehsammler für alte Jahrgänge einer Zeitschrift (wenn Sie die wirklich aufheben wollen), stabile flache Pappkisten für Büro-Utensilien aller Art.