Projektmanagement: Wie Sie erfolgreich delegieren


Gesetzt den Fall, Sie haben die Verantwortung für ein bestimmtes Projekt in Ihrem Unternehmen übernommen, und verfolgen das ehrgeizige Ziel, dieses termingerecht abzuschließen. Ohne Hilfe und Unterstützung ist das nicht möglich. Auch wenn Ihnen Ihr Chef offiziell die Leitung des Projektes übertragen hat, brauchen Sie viel Fingerspitzengefühl, um Ihre Kolleginnen und Kollegen zur Mitarbeit zu motivieren. Plötzlich die Chefin heraushängen zu lassen wäre in diesem Fall sicher die falsche Strategie. Die Bereitschaft zur motivierten Mitarbeit erreichen Sie eher, wenn Sie den Kollegen Wertschätzung entgegenbringen und vermitteln, wie wichtig die Arbeit des Einzelnen für das gemeinsame Ziel ist.

Tragen Sie im Vorfeld alle wichtigen Informationen zusammen

und listen Sie diese übersichtlich auf, bevor Sie auf Ihre Kollegen zugehen, z. B.:

  • Welchen Sinn und Zweck hat das Projekt für die übergeordneten unternehmerischen Ziele? 
  • Wer soll an dem Projekt mitarbeiten?
  • Was wird von wem bis wann (Zwischentermine formulieren) genau erwartet?
  • Wie soll der Einzelne vorgehen? (Halten Sie für den Notfall ein paar Vorschläge bereit, aber lassen Sie den Mitarbeiter die Vorgehensweise zuerst selbst bestimmen.)
  • Wann muss das Projekt beendet sein (Deadline)?

Jetzt haben Sie eine Menge Argumentationshilfen an der Hand. Entscheiden Sie dann, ob Sie jede Person einzeln ansprechen wollen oder Ihnen ein Projekt-Meeting sinnvoller erscheint.

Formulieren Sie Ihre Bitte um Mitarbeit sehr individuell, z. B. so:

  • „Wir brauchen Ihre Hilfe als Controller bei diesem Projekt sehr dringend, Herr Gruber.“ 
  • „Das gesamte Team wäre Ihnen sehr dankbar, wenn Sie uns bei ... unterstützen könnten, Herr Sandner.“
  • „Frau Müller, wir haben hier ein wichtiges Projekt, bei dem wir auf Ihr Expertenwissen im Bereich ... nicht verzichten können.“

Halten Sie die Vereinbarungen, Vorgehensweisen und Termine, die Sie mit den einzelnen Mitarbeitern vereinbart haben, schriftlich fest. Geben Sie allen Teammitgliedern eine Aufstellung an die Hand, in der jeder nachlesen kann, wer, was, bis wann, wie und auf welchem Wege fertig stellen muss.

Nicht vergessen:

Nach erfolgreichem Abschluss des Projekts bedanken Sie sich bei jedem persönlich: „Vielen Dank, dass Sie so motiviert mitgearbeitet haben. Wir hätten den Termin ohne Ihre Hilfe nie halten können.“

 

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