In den Unternehmen nimmt der Anteil der Routineaufgaben ab, auch bei Ihnen im Büro oder Sekretariat. Aufgaben, die eine Sekretärin noch vor 20 Jahren übernommen hat, wie z. B. „Briefe nach Stenodiktat schreiben“, sind passee. Stattdessen werden Sie zunehmend vor komplexe und neuartige berufliche Herausforderungen gestellt, die häufig in Form von Projekten abgewickelt werden müssen.
Was ist ein Projekt?
Sie führen ein „Projekt“ durch, wenn bestimmte Merkmale vorhanden sind. Es gibt 5 zentrale Projektmerkmale:
1. Zeitliche Begrenzung:
Im Unterschied zu Daueraufgaben haben Projekte einen genau festgelegten Anfang und ein definiertes Ende. Meist hängt die Einhaltung der Zeitvorgabe eng mit dem Erfolg des Projekts zusammen.
2. Finanzielle und personelle Einschränkungen:
Für die Durchführung eines bestimmten Projekts verfügen Sie über ein festgelegtes Budget und beteiligen in vielen Fällen eine bestimmte Anzahl von Mitarbeitern, die Sie bei dem Projekt unterstützen.
3. Festgelegtes Ziel:
Sie streben ein bestimmtes Ergebnis an, das Sie vorzugsweise in Zahlen ausdrücken. Nicht immer ist das aber möglich. In jedem Fall müssen Sie vorher Kriterien finden, die genau beschreiben, wann das Projekt als erfolgreich zu bezeichnen ist.
4. Bereichsübergreifende Teamarbeit:
An einem Projekt sind oft Mitarbeiter aus ganz unterschiedlichen Fachbereichen oder Abteilungen des Unternehmens und auch Externe beteiligt.
5. Mit Unsicherheit und Risiko behaftet:
Typisch für viele Projekte ist, dass Sie anfangs nicht wissen, ob Sie das angestrebte Ziel überhaupt erreichen können: Es gibt Schwierigkeiten mit dem Zeitrahmen, die Kosten explodieren, oder das Ergebnis bleibt weit hinter den Erwartungen zurück. Damit Sie dieses Risiko gering halten, müssen Sie ein erfolgreiches Projektmanagement betreiben.
Was bedeutet Projektmanagement für Sie als Assistentin und Sekretärin?
Wenn Sie ein bestimmtes Projekt annehmen, bedeutet das, dass Sie die Projektleitung übernehmen. Das heißt, Sie legen – zum Teil gemeinsam mit Ihrem Chef – fest, welche Mitarbeiter daran teilnehmen, welche Ziele und Zwischenziele mit dem Projekt verbunden sind, wie viel Geld Sie ausgeben dürfen, wie Sie konkret vorgehen usw. Als Projektmanagerin müssen Sie sich grundsätzlich immer an den 3 Zielen des „magischen“ Projektdreiecks ausrichten:
- Leistungsziel
- Terminziel
- Kostenziel
Weitere Tipps zum Thema 'Projektmanagement' finden Sie in Assistenz & Sekretariat inside