Sie diskutieren schon seit 2 Stunden mit Ihrem Team. Es kommen noch 2 unerledigte Tagesordnungspunkte. Sie wissen schon jetzt, dass die Zeit nicht mehr ausreichen wird, unter dem Punkt „Verschiedenes“ die beiden Punkte anzusprechen, die Ihnen so wichtig sind. Lesen Sie in Assistenz & Sekretariat Inside, wie Sie mit richtigem Zeitmanagement effizient tagen und darüber hinaus noch kostbare Zeit sparen können.
1. Maßnahme: Besprechungen reduzieren
Ist eine Sitzung wirklich notwendig? Oft reicht eine Mitteilung oder ein Einzelgespräch. Ergebnisse daraus können dann über das Intranet kommuniziert werden.
2. Maßnahme: Grenzen setzen
Legen Sie Ziel, Zeit und Dauer der Besprechung vorher fest, und halten Sie diesen Plan ein. Stellen Sie dazu eine Uhr auf. Oft ist das Tagen im Stehen ein gutes Mittel, um „Endlossitzungen“ zu vermeiden. Dazu braucht es nur einen „Stehtisch“, damit Unterlagen abgelegt werden können.
3. Maßnahme: Rollenverteilung
Setzen Sie einen Moderator und einen Zeitnehmer ein, der Ihnen auf Flipchart oder Metaplantafel das verbliebene Zeitbudget aufzeigt.
4. Maßnahme: Sach- und Beziehungsebene trennen
Legen Sie Regeln zur Trennung der Sach- und Beziehungsebene fest, die der Moderator dann anmahnt, wenn sie nicht eingehalten werden. Konflikte, wenn auch nur zwischen den Zeilen, haben in der Besprechung nichts zu suchen. Sachlichkeit ist Trumpf!
5. Maßnahme: Vorbereitungen treffen
Bitten Sie die Beteiligten rechtzeitig, alle notwendigen Unterlagen, ausreichend Stühle, Technik und Schreibmaterial parat zu haben.
6. Maßnahme: Besprechungsphasen beachten
- Probleme formulieren
- Meinungsbild machen
- Lösungsvorschläge sammeln
- Verantwortlichkeiten verteilen, Fristen festlegen, Kontrollen einsetzen
7. Maßnahme: Entscheidung treffen
Treffen Sie Entscheidungen! Treffen Sie diese schnell und überlegt. Viele Besprechungen sind uneffektiv, weil keinerlei Entscheidungen getroffen werden.
Diese Checkliste hilft Ihnen dabei, Ihre Teamarbeit zu optimieren:
- Aufgabenstellung eindeutig formulieren
- Ziele klar definieren
- Aufgaben verteilen – Zuständigkeiten schaffen
- Abläufe genau festlegen
- Zeitplanung erarbeiten und verbindlich machen
- Kontrollmechanismen festlegen
So laufen Besprechungen optimal ab:
- Moderator bestimmen
- Sach- und Beziehungsebene trennen
- Unterlagen, Technik und Logistik vorbereiten
- Besprechungsphasen einhalten
- Entscheidungen fällen
Weitere Tipps zum Thema 'Zeitmanagement' finden Sie in Assistenz & Sekretariat inside