Optimale Veranstaltungsorganisation mit Checkliste


Gratis-Download: Optimale Veranstaltungsorganisation mit Checkliste

Da das Vorbereiten von Veranstaltungen unterschiedlichster Art auch in den Zuständigkeitsbereich der Sekretärinnen und Assistentinnen fällt, hat Assistenz & Sekretariat Inside eine Checkliste zur perfekten Veranstaltungsorganisation für Sie vorbereitet.

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Tagungsort und -hotel auswählen und buchen

  • Prospektmaterial anfordern
  • Agentur beauftragen
  • Faktoren wie Infrastruktur, Status bedenken
  • Anzahl der benötigten Zimmer klären
  • Kostenaufteilung Veranstalter und Teilnehmer klären
  • Sponsoren ansprechen
  • Angebote vergleichen
  • Besichtigungstermin vereinbaren
  • Buchung schriftlich bestätigen und Auftragsbestätigung anfordern

Tagungsinhalte koordinieren

  • Unterlagen zum fachlichen Programm anfordern und prüfen
  • Manuskripte anfordern und prüfen
  • Referenten einweisen

Ziel der Veranstaltung definieren

  • Thema oder Motto aussuchen
  • Inhalte, Themen und Beiträge grob festlegen
  • inhaltliche Gestaltung an Fachleute delegieren

Termine

  • Termin der Veranstaltung festlegen
  • Termine koordinieren
  • Veranstaltungsdauer festlegen

Organisation

  • Veranstaltungsleitung festlegen
  • Referenten auswählen und verpflichten
  • Moderator aussuchen und fest verpflichten
  • Grußworte der Gäste berücksichtigen
  • Manuskripte anfordern und prüfen

Zeitplan erstellen

  • Reihenfolge der Tagesordnungspunkte festlegen
  • Dauer der Beiträge festschreiben
  • Diskussion und Workshops planen
  • Diskussion und Workshops mit den Referenten durchsprechen
  • Pausenzeiten festlegen

Rahmenprogramm planen

  • Zeitrahmen festlegen
  • Personenzahl überschlagen
  • Budget festlegen
  • Angebote einholen
  • Buchung schriftlich bestätigen lassen
  • Transporte organisieren
  • Veranstaltungen ankündigen
  • genaue Personenzahl mitteilen

Raum und Tagungsort

  • Ausstattung (Bestuhlung, Pult, Ablagetische...)
  • Dekoration (Firmenlogos, Transparente, Flaggen, Blumen...)
  • Technik (Projektoren, Beamer, Mikrofone, Musik, Video...)
  • Termine (Aufbau des Raums und der Technik)
  • Techniktest veranlassen
  • Allgemeines (Beschilderung Toiletten, Parkplatz...)

Bewirtung

  • Getränke zur Tagung und zum Essen aussuchen
  • Personenzahl festlegen
  • Pausenbewirtung
  • Sonstiges (Begrüßungsgetränk und/oder -imbiss)

Einladungen organisieren

  • Form festlegen (Rundschreiben, Einladungskarten...)
  • Text aussuchen
  • Antwortkarte oder Formular erstellen
  • Ansprechpartner nennen

Sonstiges

  • Teilnehmer registrieren
  • Namensschilder drucken
  • Tisch-Namensschilder drucken
  • Teilnehmerlisten erstellen
  • Shuttle-Service vom Hotel zum Tagungsort einrichten
  • Veranstalter Haftpflicht abschließen
  • Steuerfragen klären
  • Personaleinsatz organisieren
  • Ablaufplan erstellen
  • Tagungsmappen für alle Teilnehmer zusammenstellen
  • Foto- und Videoaufnahmen organisieren
  • Sitz- und Tischordnung festlegen
  • Dolmetscher bestellen, wenn notwendig

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