Werden in Ihrem Unternehmen häufig Besprechungen und Konferenzen abgehalten? Dann kennen Sie sicher das lästige Suchen von Personen im ganzen Haus, wenn sie z. B. am Telefon verlangt werden. So schaffen Sie Abhilfe: mit einem Besprechungs- oder Konferenzplan, den Sie vom Sekretariat aus führen können.
So könnte dieser Plan aussehen: In der Kopfzeile eines A4- oder A3-Blatts stehen die Wochentage. Darunter werden die verschiedenen Meetings wie folgt aufgelistet: Bezeichnung der Besprechung oder Konferenz, Zeitspanne, Leitung, Teilnehmer, besondere Informationen.
Die Liste hängt an einer für alle einzusehenden Stelle im Unternehmen und/oder wird über Intranet bzw. E-Mail an alle Mitarbeiter-PCs versandt.
Ganz wichtig: Die Telefonzentrale muss unbedingt über diese Liste verfügen.
Vorteil dieser Regelung im Haus:
Die Mitarbeiter können ihre eigene Arbeitszeit besser planen und wissen darüber hinaus immer, wann sie Kollegen nicht erreichen können. Zudem kann der Leiter einer Konferenz anhand dieser Liste auf Anhieb sehen, ob jemand fehlt.
Vorteil im Kontakt nach außen:
Kunden am Telefon wird lästiges Warten erspart, das nach erfolgloser Suche des gewünschten Gesprächspartners dann womöglich doch umsonst ist, weil keiner weiß, dass der gerade in einer Besprechung ist.
Beispiel:
| 02. 12 – 06.12 | Montag 02. 12. | Dienstag 03. 12. | Mittwoch 04. 12. | Donnerstag 05. 12 | Freitag 06. 12. |
| Konferenz | Jour fixe | Strategietagung | Projektbesprechung "Messe" | Werbeplanung Februar 2003 | |
| von/bis ca. | 9:00 - 10:30 | 9:00 - 18:00 | 11:00 - 13:00 | 10:00 - 12:00 | |
| Moderation/ Leitung | Dr. Kurt Wedel | Dr. Stan Peter | Tim Ginger | ||
| Teilnehmer | Sabine Ernst Dieter Meckel Dr. Stan Peter Herbert Oeckl Dr. Kurt Wedel | Babs Bauer Sabine Ernst Tim Ginger Josch Herder Herbert Oeckl Dr. Stan Peter Dr. Kurt Wedel | Oliver Bart Sandra Feicht Sabrina Kramer Linda Larson | Oliver Barth Babs Bauer Sabine Ernst Sandra Feicht Tim Ginger Josch Herder Sabrina Kramer Linda Larson | |
| Sonstiges | Mittagessen ca. 13:00 - 14:30 Kaffeepause ca. 16:30 - 17:00 |