„Nicht jeder, der meinen Chef besuchen will, hat einen Termin“, erzählt mir die Chefassistentin Karin M. „Manche ‚sind gerade in der Gegend’ und wollen ‚kurz einmal hereinschauen’, andere, z. B. Vertreter, hoffen, meinen Chef mit einem Blitzbesuch zu überrumpeln.
In der ersten Zeit der Zusammenarbeit mit meinem Chef stellte sich für mich immer die Frage: Wen lasse ich vor und wen nicht? Schließlich könnte der Vertreter ein für meinen Chef wichtiges und interessantes Produkt anbieten, er könnte aber auch nur seine Zeit vergeuden.
So gehen Sie mit unangemeldeten Besuchern um
- Die VIP-Liste: Schreiben Sie gemeinsam mit Ihrem Chef eine VIP-Liste. Das sind die Besucher, für die er immer persönlich zu sprechen ist.
- Die Unerwünschten: Notieren Sie auch immer die Personen auf einer Liste, die Sie grundsätzlich nicht vorlassen sollten.
- Die Unbekannten: Alle Personen, die Sie nicht kennen, fragen Sie nach Namen, Unternehmen und Besuchsgrund. Das versteht sich von selbst. Erst nach Rücksprache mit Ihrem Chef lassen Sie sie zu ihm durch oder nicht.
So reagieren Sie auf besonders hartnäckige Besucher:
In ganz hartnäckigen Fällen halten Sie diplomatisch Stellung:
Wenn ein Besucher zum Beispiel angibt, er heiße Herr Berger und müsse Ihren Chef in einer streng vertraulichen Angelegenheit sprechen, die er Ihnen nicht mitteilen kann, wäre folgende Antwort von Ihnen empfehlenswert:
- "Bitte schreiben Sie die vertrauliche Angelegenheit in einigen Stichworten auf diesen Briefbogen und verschließen Sie ihn dann in dem beiligenden Kuvert. Ich werde es meinem Chef sofort übergeben. Dann wird er gleich selbst entscheiden, ob er Sie in seinen Terminplan noch einschieben kann."