Mit Lotus Notes lassen sich nicht nur die Teilnehmer für eine Besprechung mit wenig Aufwand einladen, Sie können sogar automatisch über die Kalender der Teilnehmer nach einem freien Termin suchen. Damit sparen Sie sich die oft sehr mühselige Abstimmung "per Hand".
Legen Sie zunächst wie gewohnt über den Kalender eine Besprechung an. Legen Sie das Datum und den Termin über die Felder WANN fest. Geben Sie die Namen der Teilnehmer in die Felder EINGELADENE PERSONEN ein. Klicken Sie anschließend im Bereich PLANER auf den Eintrag KLICKEN SIE HIER, UM DIE VERFÜGBARKEIT DER EINGELADENEN PERSONEN, RÄUME UND RESSOURCEN ANZUZEIGEN.
Noch mehr Tipps und Tricks für effektives Arbeiten mit Lotus Notes im Sekretariat finden Sie in Das Sekretärinnen-Handbuch.
Lotus Notes zeigt Ihnen dann im unteren Bereich der Maske einen Planer mit den Kalendereinträgen der Teilnehmer an. Der vertikale Balken markiert dabei den aktuellen Termin der Besprechung.
Um einen freien Termin zu finden, ziehen Sie den Balken einfach mit der linken Maustaste so lange nach rechts, bis er grün dargestellt wird. Sobald Sie die Maustaste loslassen, ändert Notes automatisch die Uhrzeit und gegebenenfalls auch das Datum für die Besprechung. Sie müssen die Einladungen dann nur noch verschicken.
Der Sekretärinnen-Handbuch-Tipp: Die automatische Suche nach freien Terminen klappt nur dann, wenn die anderen Teilnehmer ebenfalls Notes einsetzen und Sie auf deren Kalender zugreifen können.