Liebe Redaktion von Sekretariat & Assistenz Inside,
mein Chef ist ein gefragter Redner. Das an sich ist ja eine gute Sache, aber mein Problem ist, dass er mich mit der Materialsammlung beauftragt. Nun lese ich jede Zeitung und jedes Magazin nur noch mit dem Gedanken: Könnte das ins Konzept der nächsten Rede passen?
Ich habe inzwischen so viel Material an Zeitungsartikeln und Ausschnitten aus Fachmagazinen in meinem Büro gesammelt, dass ich vor lauter Informationen das Wesentliche nicht mehr finde. Wie kann ich Ordnung in dieses Ideenchaos bringen, damit die wertvollsten Ideen nicht ungenutzt bleiben? Ich bin wirklich ratlos.
Dieses Problem der Informationsflut kennen wir alle. Zeitschriften stapeln sich, kleine Zettel und Zeitungsschnipsel fliegen im Büro herum und Sie wissen genau, dass Sie den gesuchten Artikel in der letzten oder vorletzten Ausgabe des Fachmagazins gelesen haben.
Wenn Sie immer wieder nach wichtigen Quellen für Reden oder Vorträge Ihres Chefs oder für Ihre eigenen Projekte suchen, dann sollten Sie eine Ideensammlung anlegen.
So funktioniert´s:
- Legen Sie für jedes Fachgebiet eine Mappe oder einen Ordner an. Das kann ein Ordner in Hängeregistraturform sein oder ein Stehordner, je nach Organisation und Platzangebot an Ihrem Arbeitsplatz.
- Deponieren Sie diesen Ordner an einem Ort, der leicht zugänglich ist, damit ein schneller Zugriff möglich ist.
- Gewöhnen Sie sich an, wichtige Informationen oder gute Ideen gleich aufzuschreiben. Dazu kann es hilfreich sein, immer einen kleinen Block bei sich zu tragen. Dafür ist sogar in einer kleinen Handtasche Platz.
- Notieren und sammeln Sie Buch- Tipps, Internet-Adressen, Hinweise auf Fernseh- und Radiosendungen, Zitate, Ankündigungen von Vorträgen oder anderen Veranstaltungen zum Thema.
- Schreiben Sie sich Geschichten und Begebenheiten aus dem täglichen Leben auf. Sie bringen Leben in einen Vortrag und peppen trockene Themen auf.
- Heften Sie alle die Informationen mit Datum und Angabe der Quelle nach Schlagwörtern alphabetisch sortiert in Ihrem Ordner ab.
- Aktualisieren Sie diese Ordner. Bereits verwendete Informationen kommen ins Archiv. Sie vermeiden damit die mehrmalige Verwendung ein und derselben Information.
- Legen Sie sich ein Archiv an. Dazu heften Sie alle verwendeten Quellen und Informationen zusammen mit dem fertigen Vortrag oder der Rede ab. So können Sie bei späteren Anfragen immer schnell nachschauen, woher Sie diese oder jene Information hatten.
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