Korrespondenz-Checklisten für Ihre Urlaubsvertretung


Viele Sekretärinnen denken schon vor Urlaubsantritt an überquellende Postmappen, fluchende Chefs, E-Mails, die vergessen werden, und eine Ablage, die völlig durcheinander gerät. Sorgen Sie mit Checklisten vor:

Ablagesystem/Wiedervorlage

  • Zeigen Sie der Vertretung die wichtigsten Merkmale der Ablage, damit sie benötigte Unterlagen finden kann.
  • Die Ablage, die während Ihrer Abwesenheit "erarbeitet" wird, sollten Sie nach Ihrer Rückkehr selbst erledigen. So sind Sie komplett informiert.
  • Ablage aktualisieren.

Die besten Sekretärinnen-Praxis-Tipps für zeitgemäße, DIN-gerechte und stilsichere Korrespondenz lesen Sie in Office Korrespondenz aktuell.

Posteingang

  • Welche Post darf nicht geöffnet werden?
  • Wie gelangt die Post intern zum Empfänger?Wie wird verteilt?
  • Welche Post soll/kann durch die Vertretung bearbeitet werden?
  • Wer darf Rechnungen abzeichnen? Höhe? Vollmacht?
  • Was ist mit "üblicher" Werbung?
  • Wann ist die Postbesprechung?
  • Wie wird die Post sortiert?

E-Mails

  • Soll die Vertretung die Chef-E-Mails beantworten?
  • Gibt es E-Mails, die für die Vertretung tabu sind?
  • Möchte der Chef E-Mails ausgedruckt haben?
  • Wie soll sie generell damit umgehen?
  • Soll sie alle Sekretariats-E-Mails beantworten?
  • Soll der Posteingang voll bleiben, obwohl sie die E-Mails beantwortet hat?