Neben einem guten Moderator ist die Vor- und Nachbereitung für ein Meeting ausschlaggebend für den Erfolg. Und dafür sind in der Regel Sie verantwortlich. Wie Sie Meetings effizient vor- und nachbereiten, hat Assistenz & Sekretariat inside für Sie in diesen drei Tipps zusammengefasst:
1. Formulieren Sie alle TOPs des Meetings als Ziele
Definieren Sie für jeden Tagesordnungspunkt (TOP) die Zielsetzung – und teilen Sie diese den Teilnehmern schon in der Einladung zum Meeting mit. Am besten formulieren Sie jeden Besprechungspunkt so, dass die Zielsetzung sofort deutlich wird.
Beispiele: Statt "Produkteinführung" formulieren Sie: "Beschluss des Zeitplans, nach dem der Artikel Z eingeführt werden soll". Und statt "Budgetplanung": "Beschluss, wie der vorgegebene Etat 2009 verwendet wird".
2. Visualisieren Sie so viel wie möglich
Notieren Sie Themen und Zielsetzungen des Meetings schon gleich bei der Vorbereitung des Tagungsraums auf einem Flipchart. Ist ein Punkt abgehandelt, kann der Moderator dann einen großen Haken dahinter machen – das motiviert! Sie können jeden Meeting-TOP auch auf einem separaten Blatt als Überschrift notieren und darunter in zwei Spalten eine Zweifeldertafel vorbereiten:
- inke Spalte: Was genau ist das Problem?
- rechte Spalte: Was können wir dagegen tun?
So kann der Moderator des Meetings das Wichtigste gleich eintragen. Die entwickelten Lösungen bleiben erstens besser im Gedächtnis haften – und Sie haben zweitens gleich eine gute Grundlage für Ihr Protokoll.
3. Vereinbaren Sie verbindliche Maßnahmen
Halten Sie jede Entscheidung, die im Meeting getroffen wurde, im Protokoll schriftlich fest, nach dem Motto: "Wer was bis wann zu welchem Zweck erledigt". Halten Sie auch fest, wie das Einhalten der Verpflichtungen nachgeprüft wird.
Mein Tipp: Verwenden Sie für Ihren Maßnahmenkatalog im Protokoll nur Formulierungen, die ein Verb enthalten. Beispiel: "Herr Müller überprüft die Angebots-Alternativen bis zum 31.3.10". So werden alle Vereinbarungen konkret.
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