Ihr Unternehmen plant zum bevorstehenden Jubiläum einen Tag der offenen Tür. "Machen Sie sich doch mal ein paar Gedanken zur Einladung" war alles, was Ihr Chef Ihnen im Vorbeigehen dazu gesagt hat.
Sie möchten mit Ihrer Einladung garantiert einen optimalen Eindruck machen. Alles soll perfekt sein. Denn schließlich möchten Sie möglichst viele Gäste für Ihre Veranstaltung gewinnen. Aber wie laden Sie am besten ein? Was kommt am besten an? Eine Einladung per E-Mail ist in der heutigen Zeit sicher okay, oder?
Die richtige Form der Einladung
Wenn wir von einer offiziellen Veranstaltung ausgehen, kommt eine Einladung per Fax oder E-Mail nicht in Frage. Bleiben Sie in dieser Hinsicht persönlich und setzen Sie auf den herkömmlichen Brief. Der sorgt für viel mehr Aufmerksamkeit als eine E-Mail - von denen bekommen Ihre Gäste schließlich jeden Tag genug.
Fragen Sie sich zuerst, wie offiziell die Veranstaltung ist. Denn: Je offizieller und festlicher eine Veranstaltung, desto traditioneller und aufwändiger wird die Einladung gestaltet. Der Anlass ist somit das erste Kriterium.
Zu besonders offiziellen Gelegenheiten sollen Sie Ihre Einladung in Form einer Karte versenden, die Sie speziell für das Ereignis drucken lassen.
Mein Tipp: Klären Sie auf jeden Fall vor all Ihren Überlegungen rund um die Einladung das Budget. Nichts ist ärgerlicher als wenn all Ihre guten Ideen am Kostenfaktor scheitern. Bei speziell gedruckten Karten kann allein die Auswahl eines zu dicken Papieres Unsummen von Portokosten verschlingen.
Wer entwirft die Einladung?
Je wichtiger der Anlass umso heikler kann das Thema Einladung werden. Klären Sie mit Ihrem Chef neben dem Budget auch diese Punkte:
- Gab es in der Vergangenheit bereits einen anderen großen Anlass und die jetzige Einladung soll ähnlich aussehen?
- Wer entscheidet über das Aussehen der Einladung?
- Gibt es unterschiedliche Varianten? Vielleicht gibt es ja eine VIP Einladung und eine "normale" Einladung.
Sind mehrere Leute an der Gestaltung beteiligt, sollten Sie einen ausreichenden zeitlichen Puffer einplanen. Denn bis alle zufrieden sind, kann schon mal etwas Zeit ins Land gehen. Und auch ein professioneller Grafiker wartet nicht den ganzen Tag auf Ihr Fax mit den aktuellen Änderungen.
Gedruckte Karte oder doch lieber ein persönlicher Einladungsbrief?
Der persönliche Einladungsbrief ist im geschäftlichen Bereich neben der gedruckten Karte die am häufigsten gewählte Form einer Einladung. Sie eignet sich für alle informellen Anlässe wie Arbeitsessen, Pressegespräche, Informations- und Vortragsveranstaltungen, Arbeitskreissitzungen, Beförderungsfeiern, Betriebsfeste oder zum Tag der offenen Tür.
Der Einladungsbrief kann auf einem normalen Geschäftsbogen oder einem eigens dafür entworfenen Briefbogen geschrieben sein. Nur sollten Sie hier auf einen sogenannten Repräsentationsbriefbogen (ohne Bankverbindung) zurück greifen. Vielleicht sollten Sie die Einladung zum Anlass nehmen und Ihrem Chef die Produktion solcher spezieller Briefbögen vorschlagen. Denn der nächste Anlass kommt bestimmt und dann ist wenigstens die Frage des Briefpapiers schon mal geklärt.