Sie müssen auch gelegentlich Protokoll führen und würden gern auf Nummer sicher gehen, um alles richtig zu machen? In diesem Beitrag finden Sie die wichtigsten Tipps für das korrekte Protokollschreiben.
Das Ergebnisprotokoll ist am effizientesten
Manchmal wird das Ergebnisprotokoll auch Beschlussprotokoll genannt. Es ist die effektivste Art, ein Meeting zu dokumentieren. Im Vergleich zu anderen Protokollarten, etwa dem Verlaufsprotokoll, ist das Ergebnisprotokoll sehr übersichtlich. Bei der Flut von Informationen, der heutzutage nahezu jeder ausgesetzt ist, erkennt der Empfänger auf einen Blick, was zu tun ist, welche Aufgaben er hat. Ein praktischer Nebeneffekt: Der Aufwand fürs Protokollschreiben hält sich für Sie in Grenzen.
Seien Sie gut vorbereitet
Damit Sie das Protokoll mit möglichst großer Sicherheit auf- nehmen können, sollten Sie sicherstellen, dass Sie diese Informationen haben, bevor es losgeht:
1. Agenda
Wenn Sie einen Punkt der Tagesordnung nicht verstehen, fragen Sie vorab die Moderatorin/den Moderator/Ihren Chef/ den Einladenden.
2. Unterlagen
Wenn die Besprechungsteilnehmerinnen und -teilnehmer Unterlagen erhalten oder wenn etwas präsentiert wird, sollte Ihnen beides vorher vorliegen.
3. Teilnehmerinnen und Teilnehmer
Sie sollten die Namen aller Teilnehmerinnen und Teilnehmer und deren Rang kennen. Normalerweise stehen diese auf der Agenda. Wenn es Überraschungsteilnehmende – vielleicht von extern – gibt, klären Sie vor Meetingbeginn, wer das ist.
Laptop statt Handschriftlicher Notizen
Nehmen Sie am besten Ihren Laptop mit in die Besprechung und geben Sie alles direkt dort ein. Damit sparen Sie viel Zeit, und das Ergebnisprotokoll ist nachher schnell fertig geschrieben. Sie haben keinen Laptop? Bitte Sie Ihren Chef oder eine Kollegin oder einen Kollegen für die Zeit der Besprechung darum. Vielleicht gibt es ja auch einen Abteilungslaptop, den Sie ausleihen können.
Speichern Sie Ihre Notizen regelmäßig während des Meetings ab
Wenn das Programm abstürzt und Sie die Datei schon seit Längerem nicht gesichert haben, ist das mehr als unangenehm. Schreiben Sie am besten schon in das Protokollformular. Tippfehler und Schönheitsreparaturen sind im Anschluss schnell behoben, und das Protokoll ist ruck, zuck fertig.
Protokollieren ohne Laptop
Sie möchten das Protokoll handschriftlich aufnehmen? Dann beachten Sie folgende Tipps, damit Ihre Notizen übersichtlich sind:
- Schreiben Sie in einen Block statt auf lose Blätter. So kann nichts durcheinandergeraten.
- Verwenden Sie für jeden Tagesordnungspunkt ein Blatt. So bleibt es für Sie übersichtlich und erleichtert Ihnen im Anschluss das Übertragen.
- Teilen Sie das Blatt vertikal in zwei Hälften. Links notieren Sie Ihre Fragen, machen Bemerkungen. Rechts notieren Sie die Beschlüsse.
- Verwenden Sie Abkürzungen nur, wenn Sie sicher sein können, dass Sie sie später verstehen.
- Verzichten Sie auf die Artikel der, die, das. Das spart Zeit. 6. Stenografieren Sie mit, wenn Sie das können.
Formales - was Sie auch noch wissen sollten
- Wenn Sie das Ergebnisprotokoll aufgrund von Satzungen oder Geschäftsordnungen, zum Beispiel bei Vorstands- oder Aufsichtsratssitzungen, erstellt haben, dann unterschreiben Sie als Protokollführerin und die Besprechungsleiterin oder der Besprechungsleiter dieses Dokument.
- Wenn es ein unterschriebenes Ergebnisprotokoll ist, dann heften Sie das Originalprotokoll ab; die im Verteiler genannten Personen oder Abteilungen erhalten jeweils eine Kopie.
- Bei normalen Besprechungsprotokollen können Sie auf die Unterschriften verzichten. Verschicken Sie das Protokoll dann am besten als PDF-Datei per E-Mail an die im Verteiler genannten Personen.
Achtung! Ordnen Sie den Protokollschluss immer so an, dass er noch mit einem Teil des Protokolltextes auf einer Seite steht. Setzen Sie Ort und Datum der Protokollerstellung sowie die eventuell notwendigen Unterschriften nicht allein auf die letzte Seite.