Mit einer optimalen Urlaubsvorbereitung machen Sie es Ihren Kolleginnen und Kollegen leichter, Sie zu vertreten.
Mit diesen Tipps bereiten Sie Ihre Urlaubsvertretung professionell vor:
1.Planen Sie Ihre Urlaubsvertretung langfristig und informieren Sie alle betroffenen Mitarbeiter rechtzeitig. In der Regel werden Sommerurlaube bereits am Anfang des Jahres festgelegt und abgestimmt, damit nicht alle Kollegen gleichzeitig Urlaub nehmen. Zu diesem Zeitpunkt sollte feststehen, wer welche Vertretungen übernimmt.
2.Verteilen Sie Ihre Aufgaben möglichst an mehrere Kollegen, da eine Person Ihre Vertretung vermutlich nicht leisten kann. Wenn Ihre Kollegen die von Ihnen übernommenen Aufgaben nicht schaffen, bleiben sie liegen. Dadurch würde Ihr Stresslevel nach Ihrem Urlaub in die Höhe schnellen und Ihre Erholung wäre schnell dahin.
3.Klären Sie, welche Abgabetermine sich verschieben lassen, und versuchen Sie, einige Termine vorzuziehen, damit Sie das Arbeitsvolumen für Ihre Kollegen reduzieren.
4.Erstellen Sie ein Organigramm und Ablaufpläne Ihrer Aufgaben, an denen sich Ihre Vertretungen orientieren können. Wer erhält welche Aufgaben und an wen müssen sie weitergegeben werden? So werden Ihr Arbeitsablauf und die Zuständigkeiten transparent, Sie geben eine gute Orientierung und sorgen für einen reibungslosen Informationsfluss. Die Ablaufpläne erstellen Sie nur ein Mal und tauschen später nur noch die Namen der Vertretungen aus, sofern diese sich einmal ändern sollten.
5.Legen Sie dem Organigramm und den Ablaufplänen eine Liste mit allen wichtigen Namen, Telefonnummern und E-Mail-Adressen bei, damit Ihre Urlaubsvertretungen einen schnellen und komprimierten Zugriff auf die für sie wichtigen Personen haben. Legen Sie diese Unter- lagen in Papierform in die Mappe mit allen anderen wichtigen Dokumenten. Ein Versand per E-Mail empfiehlt sich in diesem Falle nicht, da diese zu schnell untergehen könnte und Ihre Vertretung sich alle Sachen selbst zusammenstellen müsste.
6.Planen Sie Urlaubsantritt und Wiederkehr für die Wochenmitte. So haben Sie einige Tage zum „Eingewöhnen“. Das folgende Wochenende nutzen Sie für den Urlaubsausklang und starten erst dann in die volle Arbeitswoche.