1. Fragen Sie sich bei jeder Aufgabe: – Was geschieht, wenn ich die Aufgabe nicht erledige? – Kann ich die Aufgabe delegieren? – Bringt mir der Zeitaufwand einen vergleichbaren Nutzen?
2. Lesen Sie E-Mails nicht Korrektur. Gewöhnen Sie sich sorgfältiges und ruhiges Schreiben an.
3. Unterbrechen Sie Ihre Arbeit bei einsetzender Müdigkeit. Die Effizienz ist sonst nicht mehr gewährleistet. Gönnen Sie sich eine kleine Pause an frischer Luft oder am geöffneten Fenster.
4. Ersetzen Sie schriftliche Infos oder Mitteilungen durch einen kurzen Anruf.
5. Fertigen Sie nicht unnötige Kopien an.
6. Wenden Sie nach Möglichkeit das „Direkt-Prinzip“ an: Direkt erledigen, direkt planen, direkt delegieren, direkt ablegen. Sie ersparen sich das aufwendige Erstellen von „To-do-Listen“.
7. Kennzeichnen Sie erfolgreiche Fax-Übertragungen mit einem kleinen Haken oben rechts.
8. Legen Sie sich in Ihrem E-Mail- Programm unter „Signaturen“ einen Standardtext an, mit dem Sie den Erhalt von E-Mails bestätigen können.
9. Verzichten Sie bei zuverlässigen Personen auf eine Terminbestätigung.
10. Verfassen Sie Aktennotizen so, dass der Text auf eine Seite passt.
11. Antworten Sie nicht generell mit einem Brief auf einen Brief, oft reicht eine Kurznachricht.
12. Fertigen Sie Ihre Notizen immer so an, dass Sie keine „Reinschrift“ anfertigen müssen.