Nehmen Sie gelegentlich selbst an Besprechungen teil? Wenn ja, dann wissen Sie über das übliche Prozedere Bescheid. Es wird massig Zeit verplempert, bis erst einmal alle erschienen sind. Zuspätkommer gibt es immer. Dann folgt das übliche Anfangsgeplänkel, weil sich einige Kollegen länger nicht gesehen haben. Bis sich alle Kaffee eingeschenkt und mit Keksen versorgt haben ... das dauert, dauert und dauert.
Machen Sie Ihrem Chef ein paar Vorschläge, um Besprechungen in Zukunft kürzer und effektiver zu halten:
- Das Zuspätkommen einiger Damen und Herren sollte nicht einfach hingenommen werden. Der Moderator oder der Chef sollte die Betreffenden auf die Problematik hinweisen, dass sie mit ihrem Zuspätkommen die Effizienz der Besprechung erheblich behindern. Dieses Gespräch sollte natürlich nach der Besprechung erfolgen, da diese sonst noch länger dauern würde.
- Berechnen Sie, wie hoch die Kosten für eine zweistündige Besprechung mit vier Führungskräften sind, und legen Sie diese Rechnung im Rahmen Ihrer Aktion "Effizienzsteigerung von Besprechungen" Ihrem Chef vor. Eine solche Beispielrechnung finden Sie in den aktuellen Office-Tipps des Sekretärinnen-Handbuchs. Mir blieb bei den errechneten Kosten der Mund offen stehen. Ihr Chef wird die Notwendigkeit, Besprechungen kürzer und somit effizienter zu gestalten, anhand einer solchen Rechnung schnell erkennen. Da bin ich mir sicher! Vielleicht können Besprechungen auch mit weniger Teilnehmern stattfinden, oder Sie machen aus wöchentlichen Besprechungen 14-tägliche Besprechungen.
- Lassen Sie Ihre Besprechung zu einer ungewohnten Uhrzeit beginnen, beispielsweise um 9:45 Uhr. Das sorgt für mehr Aufmerksamkeit als eine Startzeit zur vollen Stunde und fördert zusätzlich die Pünktlichkeit.
- Die Besprechung sollte grundsätzlich pünktlich beginnen. Egal, wer fehlt! Ihr Chef sollte das bereits Besprochene nicht für die Zuspätkommer zusammenfassen lassen. Ausnahme: Der Zuspätkommer ist ein wichtiger Entscheider. Dann kommt er nicht umhin, das bereits Gesagte noch einmal kurz zu wiederholen.
- Statt die Tür des Besprechungsraums für Zuspätkommer geöffnet zu lassen, sollte sie geschlossen sein. So fallen die Nachzügler noch unangenehmer auf.
- Der wichtigste Tagesordnungspunkt sollte in der Agenda der Besprechung an erster Stelle stehen und zuerst besprochen werden. Den wollen und sollten wahrscheinlich alle Teilnehmer vollständig mitanhören.
- Decken Sie für die Besprechung weniger ein. Wenn es keine Kekse gibt, dauert das Verteilen nicht so lange, und es bleibt keiner länger, weil es so gemütlich ist.
- Ein "Strafzoll" kann eine effektive Maßnahme sein: Mitarbeiter, die sich verspäten, müssen einen „Strafzoll“ entrichten. Beispielsweise pro verspätete Minute einen Euro in ein Sparschwein, welches dann für das nächste Betriebsfest geschlachtet wird.
- Ihr Chef kann langatmige Redner zügeln, indem er die Redezeit während der Besprechung begrenzt. Zwei bis drei Minuten Redezeit sind absolut ausreichend. Danach weiß sowieso niemand mehr, wie die „Rede“ begann. Wird die Redezeit überschritten, schreitet der Moderator ein.
- Schlagen Sie Ihrem Chef vor, Besprechungen an Stehtischen durchzuführen, wenn es das Thema erlaubt.
- Teilen Sie vorher mit, dass der Endzeitpunkt bindend ist. Länger kann die Besprechung nicht dauern.
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