Häufig müssen einem Geschäftsbrief oder Angebot interne Informationen beigefügt werden, etwa Termine, Sonderpreise für einen Stammkunden, Lieferzeiten oder der Anlass des Schreibens. Diese Daten, die nicht für den Empfänger bestimmt sind, werden gern auf den bekannten gelben Zetteln weitergereicht und an die Kopie des Schreibens geheftet.
Diese Zettelwirtschaft muss nicht sein. Word bietet Ihnen mit der Kommentarfunktion die Möglichkeit, separate Informationen direkt mit dem Word-Dokument einzugeben. Für den Empfänger des Schreibens sind sie nicht sichtbar - es sei denn, das Dokument wird als E-Mail verschickt. Ein weiterer Vorteil der Kommentarfunktion: Bei Rückfragen haben Sie immer alle Informationen per Mausklick parat. Und so nehmen Sie die Anmerkungen in Ihr Dokument auf:
- Markieren Sie die Stelle, an der Sie einen Kommentar einfügen möchten. Dabei kann es sich um einen Satz, ein Wort oder eine Zahl handeln.
- Rufen Sie Einfügen-Kommentar auf. In Word 97/2000 wird der markierte Bereich jetzt gelb eingefärbt, und Word fügt automatisch ein Anmerkungszeichen in das Dokument ein. In Word 2002/2003 erscheint die Markierung statt dessen in roten Klammern. Außerdem wird die Überarbeiten-Symbolleiste eingeblendet. Beachten Sie: Beim späteren Ausdruck sind diese Hervorhebungen nicht sichtbar, da sie automatisch als verborgener Text formatiert werden.
- Gleichzeitig öffnet sich im unteren Bereich des Dokumentfensters der Kommentarausschnitt. Hier geben Sie jetzt die Anmerkung ein.
- Mit einem Klick auf Schliessen wird die Anmerkung übernommen, und Sie verlassen das Kommentarfenster. In Word 2002 klicken Sie dazu in den Textbereich. Blenden Sie den Kommentarbereich aus, indem Sie in der Symbolleiste Überarbeiten auf Überarbeitungsfenster klicken.
Sekada Daily empfiehlt:
Um die Anmerkungszeichen im Dokument einzublenden, rufen Sie Extras-Optionen auf und wechseln auf die Registerkarte Ansicht. Aktivieren Sie hier das Kontrollkästchen Ausgeblendeter Text.
Auf diese Weise legen Sie jetzt so viele Anmerkungen fest wie Sie möchten. Um einen Kommentar zu ändern, klicken Sie in Word 97/2000 doppelt auf das Anmerkungszeichen in Ihrem Text. In Word 2002/2003 klicken Sie dagegen mit der rechten Maustaste auf die markierte Kommentarmarkierung im Text und wählen Sie Kommentar bearbeiten aus dem Kontextmenü. Daraufhin gelangen Sie in das Überarbeitungsfenster zum entsprechenden Kommentar.
Sekada Daily rät:
Für Ihre Unterlagen können Sie die Anmerkungen separat ausdrucken, indem Sie Datei-Drucken aufrufen und im Dropdownlisten-Feld Drucken den Eintrag Kommentare (Word 97/2000) bzw. Markupliste (Word 2002/2003) wählen.