Bei der Bearbeitung eines Word-Dokumentes möchten Sie beispielsweise das Format für alle Überschriften von »Times Roman, 12 Punkt, fett, blau« in »Arial, 14 Punkt, fett, schwarz« ändern. Wenn Sie mit Formatvorlagen arbeiten, nehmen Sie einfach die notwendigen Änderungen, zum Beispiel im Format »Überschrift 2«, vor und Word ändert automatisch alle Überschriften auf die neue Formatierung.
Viele Dokumente werden ohne Formatvorlagen erstellt und oft wurde jede Überschrift einzeln formatiert, sodass dieser Automatismus nicht genutzt werden kann.
Um die Formatierung der Überschriften trotzdem schnell und einfach zu ändern, haben Sie zwei Möglichkeiten: Sie nutzen die Suchen/Ersetzen-Funktion oder ein spezielles Feature von Word 2007, 2003 und 2002/XP. Die Suchen/Ersetzen-Funktion nutzen Sie wie folgt:
- Drücken Sie Strg + H, um die Suchen/Ersetzen-Funktion aufzurufen, und klicken Sie zunächst auf ERWEITERN für die erweiterte Ansicht des Dialoges.
- Löschen Sie eventuell vorhandene Vorgaben einer früheren Suchen/Ersetzen-Aktion in den Feldern SUCHEN NACH und ERSETZEN DURCH.
- Stellen Sie den Cursor in das Feld SUCHEN NACH, klicken Sie auf FORMAT und danach auf ZEICHEN, stellen Sie das zu ersetzende Format wie beispielsweise »Times Roman, 12 Punkt, fett, blau« ein und klicken Sie auf OK.
- Stellen Sie den Cursor in das Feld ERSETZEN DURCH, klicken Sie auf FORMAT und anschließend auf ZEICHEN, stellen Sie das gewünschte neue Format wie beispielsweise »Arial, 14 Punkt, fett, schwarz« ein und klicken Sie auf OK.
- Bestätigen Sie mit ALLE ERSETZEN.
Word ersetzt daraufhin beispielsweise alle Vorkommen des Formats »Times Roman, 12 Punkt, fett, blau« durch die Formatierung »Arial, 14 Punkt, fett, schwarz«.
Die Alternative ist eine Mehrfachmarkierung und wie die funktioniert, lesen Sie in den Korrespondenz-Tipps des SekretärinnenBriefeManagers.