So beantwortet eine Abwesenheits-E-Mail Ihre E-Mails, wenn Sie im Urlaub sind

Wenn Sie nicht im Büro sind, sollten Sie Ihre Korrespondenzpartner nicht im Unklaren darüber lassen, warum sie von Ihnen nicht wie gewohnt ganz schnell eine Antwort erhalten. Die Einrichtung einer Abwesenheits-E-Mail ist dann ein Muss, wenn keine Kollegin Ihre E-Mails für Sie beantwortet. Um den Abwesenheitsassistenten in Outlook für Ihre Abwesenheits-E-Mail benutzen zu können, muss Ihr PC an einem Exchange Server angeschlossen sein. Ob das so ist, können Sie ganz einfach herausfinden:

Wechseln Sie dazu in Outlook in den Ordner POSTEINGANG und öffnen Sie das Menü EXTRAS. Wenn Sie darin den Befehl ABWESENHEITSASSISTENT finden, können Sie auf einen Exchange Server zugreifen.

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So funktioniert der Abwesenheitsassistent für Ihre Abwesenheits-E-Mail

Eine Abwesenheits-E-Mail und die automatische Weiterleitung Ihrer eingehenden Nachrichten haben Sie mit einigen wenigen Mausklicks eingerichtet:

1. Starten Sie Outlook und wechseln Sie in den Ordner POSTEINGANG.
2. Wählen Sie im Menü EXTRAS den Befehl ABWESENHEITSASSISTENT
3. Sie sehen ein Fenster mit zwei Bereichen: Im oberen Bereich haben Sie die Möglichkeit, mit einem einzigen Klick festzulegen, ob der Assistent arbeiten soll, wenn Sie nicht im Haus sind. Wenn die Option „Ich bin zurzeit im Haus“ aktiviert ist, wird weder eine automatische Abwesenheits-E-Mail versendet noch eine Regel ausgeführt.
4. Geben Sie in dem Feld unter FOLGENDE ANTWORT WIRD  AUTOMATISCH AN JEDEN ABSENDER GESENDET den Nachrichtentext ein, der auf Ihren Urlaub hinweist.
5. Wenn Sie die eingehenden E-Mails nicht an Ihre Kollegin weiterleiten, ist Ihre Abwesenheits-E-Mail jetzt fertig. Bestätigen Sie dann den Abwesenheitstext nur noch mit OK.
6. Wenn die eingehenden Nachrichten automatisch an eine Kollegin weitergeleitet werden sollen, dann klicken Sie auf die Schaltfläche REGEL HINZUFÜGEN. Wenn Sie die E-Mails behandeln wollen, die direkt an Sie gesendet wurden oder bei denen Sie mit im CC stehen, brauchen Sie nur bei DIREKT AN MICH GESENDET und/oder KOPIE (CC) AN MICH ein Häkchen zu machen. Setzen Sie dann ein Häkchen bei der Option WEITERLEITEN und tragen Sie in dem Feld rechts daneben die E-Mail- Adresse Ihrer Vertretungskollegin ein.
7. Erst am letzten Arbeitstag vor Ihrem Urlaub wählen Sie erneut EXTRAS ABWESENHEITSASSISTENT an. Jetzt müssen Sie nur die Option ICH BIN ZUZEIT NICHT IM HAUS einschalten und OK anklicken, um die  automatische E-Mail-Beantwortung zu aktivieren. Anschließend beenden Sie Outlook und schalten Ihren Rechner ab.

Beachten Sie: Die Benachrichtigung wird nur bei der ersten E-Mail eines Absenders verschickt. Schickt dieser Ihnen weitere Nachrichten, erhält er keine erneute Abwesenheits-E-Mail von Ihnen.

Formulierungsvorschlag für den Nachrichtentext Ihrer Abwesenheits-E-Mail finden Sie in den Korrespondenz-Tipps des SekretärinnenBriefeManagers. Testen Sie jetzt Ihren persönlichen Manager volle 14 Tage lang kostenlos und ohne jedes Risiko!

Denken Sie daran, die Abwesenheits-E-Mail wieder auszuschalten

Wenn Sie aus dem Urlaub zurück sind, vergessen Sie nicht, die automatische Abwesenheits-E-Mail wieder abzuschalten. Sobald Sie Outlook zum ersten Mal wieder starten, erscheint ein Hinweis auf die aktivierte Abwesenheits-E-Mail. Klicken Sie dann auf JA, um sie zu deaktivieren.