Sie möchten im April Urlaub machen oder Ihr Unternehmen hat Betriebsferien zur Osterzeit? Jeder hat Verständnis, wenn Sie um Ostern herum einige Tage frei machen, um sich zu erholen. Wenn der Absender einer E-Mail allerdings tagelang keine Antwort von Ihnen bekommt, kann das für Verärgerung sorgen.
Beugen Sie dem vor, indem Sie Ihren Urlaub oder Ihre Betriebsferien in Ihren E-Mails ankündigen und während Ihrer Abwesenheit dem Absender automatisch eine Abwesenheitsbenachrichtigung senden. Einen frühen Hinweis auf Ihren Urlaub oder Ihre Betriebsferien können Sie ohne großen Aufwand und sehr effektiv mit Ihren Ausgangs-E-Mails versenden. Ergänzen Sie einfach in Ihrer automatischen E-Mail-Signatur einen entsprechenden Satz, zum Beispiel:
- Bitte vormerken: Vom 6. bis 17. April 2009 machen wir Osterferien.
- Bitte beachten Sie: Vom 14. bis 17. April 2009 bin ich im Osterurlaub.
In Outlook ändern Sie Ihre Signatur wie folgt:
- Wählen Sie aus der oberen Menüleiste den Punkt EXTRAS aus.
- Dann klicken Sie auf den Unterpunkt OPTIONEN.
- Dort finden Sie unter anderem das Register E-MAIL-FORMAT.
- Im unteren Bereich SIGNATUREN oder SIGNATUR finden Sie einen Button SIGNATUREN beziehungsweise SIGNATURAUSWAHL, auf den Sie klicken.
- Dann wählen Sie den Befehl BEARBEITEN und können den Text entsprechend verändern.
- Danach noch zweimal mit OK bestätigen und einmal ÜBERNEHMEN wählen. Fertig ist die geänderte Signatur!
Ändern Sie Ihre Signatur rechtzeitig vor den Ferien, damit der Empfänger entsprechend agieren, beispielsweise rechtzeitig eine Bestellung schicken kann. Während Ihres Urlaubs schalten Sie den Abwesenheitsassistenten ein. Wenn diese Funktion aktiviert ist, wird der Absender einer E-Mail an Sie automatisch benachrichtigt, dass Sie nicht da sind. In Outlook geht das unter EXTRAS – ABWESENHEITSASSISTENT. Den Text dafür geben Sie vorher selbst ein.