Da Sie heute einen sehr großen Teil Ihrer Geschäftskorrespondenz per E-Mail erledigen, können Sie sich mit einer optimalen und effizienten Handhabung von Outlook Ihre Sekretariatsarbeit erheblich vereinfachen und erleichtern.
Dazu finden Sie in Das Sekretärinnen-Handbuch alle 13 Power-Tipps, die Sie sicher sofort nutzen möchten.
Tipp 1: Mehr Aussagekraft – wie Sie den Betreff von eingegangenen E-Mails ändern
Häufig erhalten Sie E-Mails, deren Betreff wenig über den Inhalt der E-Mail verrät. Damit Sie in Ihren E-Mail-Ordnern die Übersicht behalten, können Sie den Betreff einer eingegangenen E-Mail ändern.
- Dafür öffnen Sie die betreffende E-Mail und markieren den Betreff, den Sie durch einen eigenen Text ersetzen.
- Beenden Sie die Bearbeitung mit [Esc] und speichern Sie die Änderung ab.
Wenn Sie den Betreff häufig ändern möchten, können Sie die Einstellung so wählen, dass Sie die E-Mail nicht erst öffnen müssen. Dafür müssen Sie nur die Ansicht des POSTEINGANGS oder des betreffenden E-Mail-Ordners anpassen:
Wechseln Sie in den E-Mail-Ordner, dessen Ansicht Sie ändern möchten.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Spaltenüberschrift.
- Wählen Sie im Kontextmenü den Menüpunkt AKTUELLE ANSICHT ANPASSEN.
- Klicken Sie die Schaltfläche WEITERE EINSTELLUNGEN… an.
- Wählen Sie die Option BEARBEITEN IN DER ZELLE ERMÖGLICHEN und schließen Sie die Dialogboxen mit zweimal OK.
Nun können Sie im BETREFF und in allen Feldern, die angeklickt werden können (KATEGORIEN etwa), den Inhalt sofort ändern. Dies funktioniert auch in der Tabellenansicht.
Hinweis: Normalerweise können Sie durch Eingeben eines Buchstabens auf der Tastatur direkt zum ersten Datensatz springen. Wenn Sie jedoch die Option BEARBEITEN IN DER ZELLE ERMÖGLICHEN aktiviert haben, funktioniert dies nicht mehr, da das nun eine Eingabe in das Feld darstellt!
Tipp 2: Zeitersparnis – so fügen Sie E-Mail-Adressen schnell ein
Wenn Sie eine E-Mail-Adresse eingeben möchten, können Sie über die Felder AN oder CC die entsprechende Adresse aussuchen. Schneller geht es so:
- Geben Sie die Anfangsbuchstaben in das Adressfeld der E-Mail ein und drücken Sie dann die Tastenkombination [Strg]+[K].
- Es öffnet sich eine Dialogbox mit den betreffenden Adressen.
- Hier können Sie nun die gewünschte E-Mail-Adresse durch Anklicken markieren.
- Mit OK wird die gewählte Adresse in die E-Mail eingefügt.
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Tipp 3: Kontakte – so wählen Sie bei doppelten E-Mail-Adressen schnell die richtige
Wenn Sie in einer E-Mail in den Feldern AN oder CC einen Namen (keine E-Mail-Adresse) eingeben, dann vergleicht Outlook diesen Namen mit den Einträgen in den Adressbüchern. Wird der Name mit einer roten Linie markiert, bedeutet dies, dass der Eintrag in den Adressbüchern mehrfach vorkommt. Wenn Sie nun den gewünschten aussuchen möchten, klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste in den Namen und suchen sich im eingeblendeten Kontextmenü den passenden aus.