Ist Ihnen das vielleicht auch schon einmal passiert? Sie klicken auf SENDEN und denken „Nein, bitte nicht!“, da Sie im letzten Augenblick, aber eben doch zu spät, noch Fehler entdeckt haben?
Ganz schön peinlich wird es, wenn Sie eine Vorlage für beispielsweise ein Angebot an jemanden geschickt haben, ohne vorher den Namen des vorherigen Empfängers durch den neuen zu ersetzen.
Kurze Frage vorab: Kennen Sie schon Das Sekretärinnen-Handbuch? Noch nicht? Dann klicken Sie hier ... und entdecken Sie die Erfolgs-Geheimnisse von Deutschlands Top-Sekretärinnen. Als kleines Dankeschön für Ihr Interesse hat die Redaktion sich diese Überraschung für Sie einfallen lassen ...
Schalten Sie in Outlook die Sofort-Senden-Option aus
Damit Ihnen das nicht passiert, empfiehlt Ihnen Das Sekretärinnen-Handbuch, die Option auszuschalten, die dafür sorgt, dass E-Mails bei bestehender Internetverbindung nach dem Klick auf SENDEN sofort abgeschickt werden. Outlook legt dann die E-Mails, die Sie abgeschickt haben, erst einmal in den Ordner Postausgang. Dort bleiben sie, bis Sie den Befehl Alles senden/ empfangen beziehungsweise ALLES SENDEN geben. Allerdings müssen Sie dazu noch den automatischen Versand und Empfang von E-Mails durch Outlook abschalten.
Und so funktioniert’s:
- In Outlook bis Version 2007 rufen Sie den Befehl EXTRAS OPTIONEN auf und öffnen das Register E-MAIL-SETUP. In Outlook 2010 rufen Sie den Befehl DATEI OPTIONEN auf und öffnen das Register ERWEITERT.
- Schalten Sie hier die Option BEI BESTEHENDER VERBINDUNG SOFORT SENDEN ab – in Outlook 2010 müssen Sie ein wenig nach unten blättern, um den Abschnitt SENDEN/EMPFANGEN zu finden. Lassen Sie den Dialog noch geöffnet.
Um sicherzugehen, dass Ihre E-Mails wirklich erst dann verschickt werden, wenn Sie das OK geben, sollten Sie den automatischen Empfang und Versand abschalten. Das geht so:
- Klicken Sie im noch geöffneten Dialog auf den Button SENDEN/ EMPFANGEN.
- Schalten Sie unter EINSTELLUNGEN FÜR GRUPPE „ALLE KONTEN“ die Option DIESE GRUPPE BEI DER ÜBERMITTLUNG MIT EINBEZIEHEN (F9) ein.
- Um sicherzugehen, dass die E-Mails nicht ohne Ihr ausdrückliches OK abgeschickt werden, schalten Sie darunter die Option AUTOMATISCHE ÜBERMITTLUNG ALLE X MINUTEN ab.
- Wenn Sie vor dem Beenden von Outlook daran denken, die noch im Ordner Postausgang enthaltenen E-Mails zu versenden, lassen Sie die Option AUTOMATISCHE ÜBERMITTLUNG BEIM BEENDEN DES PROGRAMMS abgeschaltet. Wenn Sie allerdings vermeiden wollen, dass Sie beim Beenden von Outlook das Abschicken der E-Mails vergessen, schalten Sie diese Option ein.
- Falls Sie für einzelne Konten eigene Senden-Empfangen-Gruppen definiert haben, wiederholen Sie dafür die Schritte 2 bis 4.
- Schließen Sie die Dialoge.
So schicken Sie mit Outlook die E-Mails dann auf die Reise
Wenn es sich nicht um eine ganz eilige E-Mail handelt, dann empfiehlt es sich, die E-Mail nach einiger Zeit im Postausgang noch einmal zu prüfen. Korrigieren Sie dann Formulierungen und Schreibfehler, bevor Sie sie absenden. Lassen Sie die E-Mail ruhig eine halbe Stunde oder länger im Postausgang und machen Sie etwas anderes, bevor Sie sie noch einmal öffnen. Sie werden bemerken, dass die E-Mail mit etwas zeitlichem Abstand ganz anders wirkt als in dem Moment, in dem Sie sie verfasst haben. Und Sie haben jetzt noch genügend Zeit zum Korrigieren.
Sie haben in Outlook bis Version 2007 und in Outlook 2010 unterschiedliche Möglichkeiten zum Absenden Ihrer Nachrichten. Welche das sind, lesen Sie in den aktuellen Office-Tipps des Sekretärinnen-Handbuchs.
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