Sie möchten in Ihrem Unternehmen in Outlook einen zweiten Kalender zur Belegung der Besprechungs- und Konferenzräume anlegen, auf den jeder Mitarbeiter zugreifen kann?
Einen Ressourcen-Kalender anzulegen ist einfach gemacht, wenn Sie in Ihrem Unternehmen vernetzt sind. Und so geht's:
Organisation: So legen Sie einen Ressourcen-Kalender bei Outlook an
1. Klicken Sie im Menü „Datei“ auf „Neu“, und wählen Sie dann „Ordner“ und „Ordner neu erstellen“.
2. Geben Sie den Namen ein, zum Beispiel „_Besprechungsraum 1“, und stellen Sie bei „Ordner enthält Elemente des Typs“ „Termin“ ein.
3. Wählen Sie nun in „Ordner soll angelegt werden unter:“, wo der Kalender abgelegt werden soll und bestätigen Sie mit „Ok“.
Nun können Sie festlegen, wer Zugriff auf diesen Kalender haben soll.
1. Klicken Sie im Menü „Extras“ auf „Optionen“ und dann auf „Kalenderoptionen“.
2. Klicken Sie auf „Ressourcenplanung“ unter „Kalenderoptionen“.
3. Klicken Sie auf „Registerkarte und dann auf „Hinzufügen“.
4. Geben Sie im Feld „Namen eingeben“ oder „aus Liste auswählen“ nun den Namen der Personen ein, der Sie den Zugriff erlauben möchten.
5. Bestätigen Sie mit „Hinzufügen“ und „OK“.
6. Im Feld „Berechtigungsstufe“ klicken Sie auf „Autor“.
Unterschiedliche Bezeichnungen helfen bei der Zuordnung
Um Ressourcen-Kalender von Personen-Kalendern unterscheiden zu können, beginnen Sie den Namen zum Beispiel mit einem Unterstrich: _Besprechungsraum 1.
Praxis-Tipp:
Praktisch ist es, wenn Sie auch für die technischen Geräte einen Kalender anlegen. Damit vereinfachen Sie die Planung und beugen Doppelbuchungen vor.
Dabei gehen Sie dann vor, wie in jedem anderen Kalender und laden das technische Gerät wie einen Teilnehmer ein.
Mit Tastenkombinationen kommen Sie zum gewünschten Datum
Mit folgenden Tastenkombinationen kommen Sie in Outlook schnell zum gewünschten Datum:
- Wechsel zum ersten Tag der aktuellen Woche: Alt + Pos1
- Wechsel zum letzen Tag der aktuellen Woche: Alt + Ende
- Wechsel zum gleichen Tag der vorherigen Woche: Alt + Pfeil nach oben
- Wechsel zum gleichen Tag der nächsten Woche: Alt +Pfeil nach unten
- Wechsel zum ersten Tag des Monats: Alt + Bild nach oben
- Wechsel zum letzten Tag des Monats: Alt + Bild nach unten