Auch wenn Sie mit Ihrem Excel-Wissen bisher gut zurechtgekommen sind: Umfangreiche Programme wie Excel enthalten Hunderte Funktionen und fast genauso viele Menübefehle. Finden Sie immer die passende, schnelle und effiziente Lösung? Vor allem bei Ihren Routineaufgaben hat Excel ein enormes Potential für mehr Effektivität.
Mit den Tipps aus dem Sekretärinnen Handbuch erleichtern Sie sich Ihre Arbeit mit Excel und erstellen ganz nebenbei professionelle Tabellen.
Wie Sie mit Excel Tabellenköpfe auf jeder Seite darstellen
Ob Umsatzzahlen, Details zu Produkten oder Terminpläne: Mehrseitige Excel-Listen werden im Ausdruck schnell unübersichtlich. Das liegt daran, dass Excel die Spaltenüberschriften nicht auf jeder Seite wiederholt.
Aber wussten Sie, dass Sie Excel anweisen können, genau das zu machen? Dazu richten Sie WIEDERHOLUNGSZELLEN ein, wie es im Excel-Jargon heißt.
Spalten- oder Zeilentitel auf jeder Seite – mit Excel kein Problem
Um das zu erreichen, aktivieren Sie im Menü DATEI den Befehl SEITE EINRICHTEN. In Excel 2007 finden Sie das Kommando im Menü SEITENLAYOUT – DRUCKTITEL. Daraufhin zeigt Excel ein Dialogfenster an, in dem Sie das Register TABELLE aktivieren. Um sich wiederholte Kopfzeilen oder –spalten für den Ausdruck einzurichten, verwenden Sie die beiden Eingabefelder im Bereich DRUCKTITEL.
Excel bietet Ihnen zwei Anwendungsmöglichkeiten für Wiederholungszellen an, die Sie auch kombinieren können:
- Wiederholungszeilen
- Wiederholungsspalten
Wiederholungszeilen setzen Sie ein, wenn Sie den oberen Bereich einer Tabelle auf jeder Seite Ihres Ausdrucks wiederholen möchten. Wiederholungsspalten sorgen dafür, den linken Bereich einer Tabelle in den Ausdrucken zu wiederholen.
So spüren Sie in Excel doppelte Datensätze mit einem Spezialfilter auf
Adresslisten, Terminlisten, Namensaufstellungen: Überall sammeln sich doppelte Einträge an. Denken Sie nur an die Liste mit den Adressen und Ansprechpartnern Ihrer Geschäftspartner, die zum Jahresende eine Weihnachtskarte oder ein Präsent erhalten sollen. Aus jeder Abteilung werden hier die passenden Vorschläge gesammelt und dann zentral abgeglichen. Dabei finden sich manche Unternehmen und Namen doppelt in den zusammengefügten Listen wieder. Die Suche nach diesen doppelten Einträgen ist zwar nicht schwierig, kostet aber Zeit.
Excel-Filter sorgt für Ordnung
Excel bietet Ihnen die Möglichkeit, mit einem speziellen Filter für Ordnung in Ihren Listen zu sorgen und doppelte Einträge zu entfernen.
Stellen Sie zunächst sicher, dass in Ihrer Excel-Liste AUTOFILTER eingestellt sind. Klicken Sie dazu eine Zelle der Liste an und wählen Sie den Befehl DATEN – FILTER. Vor dem Menübefehl AUTOFILTER sollte ein Haken gesetzt sein. Falls nicht, rufen Sie den Befehl AUTOFILTER auf, um die Einstellung in Excel zu aktivieren.
Anschließend gehen Sie in Excel 2007 folgendermaßen vor:
Klicken Sie das Menü/Register DATEN an und wählen Sie den Eintrag DUPLIKATE ENTFERNEN. Nun zeigt Excel 2007 Ihnen ein Dialogfenster an, in dem Sie genau festlegen können, welche Felder bei der Suche nach doppelten Einträgen untersucht werden sollen.
Legen Sie hier fest, welche Spalten untersucht werden sollen. Excel 2007 setzt hier die Feldnamen ein, die in Ihrer Liste auftreten. Um nur Duplikate zu entfernen, die in allen Feldern genau den gleichen Inhalt besitzen, schalten Sie alle Feldnamen ein.
Kicken Sie anschließend auf die OK-Schaltfläche, um die Überprüfung zu starten. Excel gibt Ihnen nach der Ausführung an, wie viele Einträge bereinigt wurden.
Wie Sie in Excel Zellen mit einem Zahlenformat unsichtbar machen oder negative Prozentangaben in roter Schrift darstellen, lesen in Das Sekretärinnen Handbuch im Kapitel E83 "Excel-Tipps und –Tricks".