Termine können zwar telefonisch vereinbart werden, sie anschließend noch schriftlich zu bestätigen ist allerdings besser. Denn: Sicher ist sicher, das wissen Sie selbst. Die meisten Terminbestätigungen gehen per E-Mail raus. Ganz wichtige Geschäftspartner oder besonders brisante Termine werden per Brief bestätigt. Hier sind Formulierungsideen für beide Terminbestätigungen:
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So nicht:Hiermit bestätigen wir Ihnen den soeben telefonisch vereinbarten Termin.
- „Hiermit“? Wenn nicht hiermit, womit sonst? Also: Finger weg von „hiermit“!
- „… soeben telefonisch vereinbarten …“ – langweiliges Standardgeplänkel. Kennt jeder und hat jeder schon tausendfach geschrieben.
So auch nicht: „Bezug nehmend auf Ihre E-Mail vom … möchten wir Ihnen den Termin gern bestätigen.“
- „Bezug“ ist tabu – das wissen Sie.
- „Möchten“ Sie nur bestätigen, oder tun Sie es auch?
Schreiben Sie Ihre Terminbestätigungen lieber so
Vorschlag 1 – für eine Terminbestätigung per E-Mail bei einfacher Terminfindung:„Prima, dass wir so schnell einen Termin gefunden haben: 12. September 20…“
Vorschlag 2 – für eine Terminbestätigung per E-Mail:„Sicher ist sicher, liebe Frau Meindl. Hier noch einmal alles auf einen Blick: …“
Vorschlag 3 – für eine Terminbestätigung per E-Mail, bei der die Terminfindung schwierig war:„Der Termin steht – endlich: Dienstag, 12. September 20…“
Keine Hemmung wegen des Worts „endlich“. Vorausgesetzt, Sie und die andere Sekretärin hatten beide nicht so viele Termine zur Verfügung. Wenn die Schwierigkeiten nur bei der anderen Dame lagen, sollten Sie auf „endlich“ verzichten.
Vorschlag 4 – für eine Terminbestätigung per Brief:„Damit wir beide alle Rahmendaten für den gemeinsamen Termin unserer beiden Chefs auf einen Blick haben, hier eine kurze Bestätigung.“
Diesen Text können Sie variieren: „Damit wir beide alle Rahmendaten
für den Termin zwischen Herrn Dr. Wichtig und Herrn Schröder auf einen …“
Vorschlag 5 – für eine Terminbestätigung per Brief:„Vielen Dank, dass Sie sich die Zeit für ein persönliches Gespräch nehmen.“
Vorschlag 6 – für eine Terminbestätigung per Brief:„Herr Müller freut sich schon auf den Termin mit Herrn Dr. Mertens am 12. September 20.. um 11 Uhr.“
Ein guter Einstieg, wenn Ihr Chef der etwas konservativere Typ ist.
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