"In der Anlage überreichen wir Ihnen" und "anhängend finden Sie" - was einem halt so einfällt, wenn man beispielsweise einen Prospekt per E-Mail verschickt, ist schon eher sparsam und reichlich einfallslos.
Der Artikel E550 "E-Mails, kurze Anschreiben" aus der aktuellen Ausgabe des SekretärinnenBriefeManagers zeigt Ihnen, wie Sie Schwung und Abwechslung in Ihre Begleit-E-Mail bringen.
Versetzen Sie sich in die Lage des Empfängers Ihrer Begleit-E-Mail
Haben Sie schon einmal gezählt, wie viele E-Mails Sie Tag für Tag erhalten? In einem modernen Büro wird ein stetig ansteigender Anteil der Korrespondenz über E-Mail abgewickelt. Sie ist nun einmal das schnellste und effizienteste Mittel der Kommunikation.
Dieser Eingang von E-Mails im Minutentakt zwingt Sie, die Flut zu kanalisieren. Sie müssen ständig entscheiden, welche E-Mails
- Sie sofort löschen, oft sogar ungeöffnet,
- Sie überfliegen und dann löschen - möglicherweise ohne den Anhang zu öffnen,
- Sie aufmerksam lesen, beantworten oder weiterleiten.
Diese Situation des Empfängers muss Ihnen klar sein, wenn Sie Werbeschreiben, Einladungen, Angebote oder Preisanfragen per E-Mail versenden. Je stärker die Belastung in einem Büro ist, umso rigoroser werden diese Auswahlmechanismen angewandt.
Welche Kriterien muss Ihre Begleit-E-Mail erfüllen, um diese Eingangskontrolle zu überleben, um möglicherweise sogar mit Interesse und Wohlwollen aufgenommen zu werden?
Benutzen Sie unbedingt die Antwortfunktion für Ihre Begleit-E-Mail
Wenn es sich bei Ihrer Begleit-E-Mail um eine Reaktion auf eine E-Mail handelt, benutzen Sie möglichst die Antwortfunktion, damit Ihre Antwort die ursprüngliche Nachricht enthält - vorausgesetzt, Sie haben das so eingestellt. Damit ist dem Empfänger sofort klar, worum es geht.
Viele Vorschläge für eine gelungene Begleit-E-Mail - auch in englischer Sprache - finden Sie in Der SekretärinnenBriefeManager im Kapitel E550 "E-Mails, kurze Anschreiben".
Schreiben Sie die Begleit-E-Mail möglichst an eine bestimmte Person
Wenn Sie Ihre Begleit-E-Mail an eine Adresse wie info@volkswagen.de senden, reduziert dies die Erfolgschancen Ihrer E-Mail auf den Nullpunkt. Versuchen Sie unbedingt, die persönliche E-Mail-Adresse Ihres Ansprechpartners herauszufinden.
Ein kleiner Fortschritt wäre zumindest, die E-Mail-Adresse einer bestimmten Abteilung zu verwenden. Eine persönliche Adresse und dann eine direkte Anrede wie "Sehr geehrte Frau Schäfer" ist wie ein Geleitschutz für Ihre E-Mail. Ihre Begleit-E-Mail muss unbedingt wie eine persönliche Nachricht wirken.
Machen Sie die Betreffzeile Ihrer Begleit-E-Mail zu einer Schlagzeile
Die Betreffzeile Ihrer Begleit-E-Mail ist Ihre große Chance, Interesse zu wecken. Sie muss das Thema der E-Mail benennen. Gleichzeitig sollte sie wie die Schlagzeile eines Zeitungsartikels den Leser "bewegen".
So nicht:
Tagung
Besser so:
Ihre Tagung - unser Komplettangebot
Konzentrieren Sie Ihre Begleit-E-Mail auf eine Kernaussage
Konzentrieren Sie den Text der Begleit-E-Mail auf eine einzige Aussage: Warum sollte der Empfänger diesen Anhang unbedingt öffnen und lesen? Was erwartet den Leser, wenn er den Anhang öffnet? Eine gute Begleit-E-Mail besteht immer aus einer Mischung aus kurzer Information und einem klaren Appell:
| Information | Appell |
| Unser neuer Katalog ist gedruckt. | Sie sollten ihn unbedingt lesen und möglichst bald bestellen! |
| Hier kommen die Einladung und die Tagesordnung der nächsten Besprechung. | Bitte merken Sie sich den Termin vor. Melden Sie Änderungswünsche oder Ergänzungen zu dieser Tagesordnung bitte umgehend. |
| Wir senden Ihnen eine Übersicht über unsere Fortbildungen im Bereich "Business English". | Testen Sie Ihr Wissen mit unserem Einstufungstest und melden Sie sich zu einem Kurs der passenden Stufe an |
Mehr zum Thema Begleitschreiben finden Sie auch im Tipp vom 11. März 2008: „Schluss mit alten Floskeln - So bringen Sie Pfiff in kurze Begleitschreiben".