Wenn die Kollegen nicht pünktlich liefern, alle im Augenblick überlastet sind oder Sie für eine Entscheidung einfach noch Zeit brauchen, dann muss ein Zwischenbescheid her.
In den 14 Musterbriefen und E-Mails aus dem Sekretärinnen Handbuch finden Sie für viele Gelegenheiten genau den Zwischenbescheid, mit dem Sie Ihre Kunden nicht nur vertrösten, sondern professionell an Ihr Unternehmen binden.
Ein Zwischenbescheid ist unerlässlich
Wenn Sie professionell arbeiten und Kunden nicht verärgern möchten, ist ein Zwischenbescheid häufig unerlässlich. Versenden Sie einen Zwischenbescheid, in dem Sie um Verständnis und Geduld bitten, dass die Bearbeitung noch etwas Zeit in Anspruch nehmen wird. Oder Sie versenden Ihren Zwischenbescheid einfach als Bestätigung, damit Sie den Schreiber nicht im Ungewissen lassen, ob sein Brief angekommen ist. Damit geben Sie dem Kunden das Gefühl, ernst genommen zu werden. All das hilft Ihnen, besser zu sein als Ihre Mitbewerber.
Ein Zwischenbescheid bei Schwierigkeiten?
Fürchten Sie, das Vertrauen Ihres Kunden zu verlieren, wenn Sie ihm schreiben, dass es bei seinem Vorgang ein Problem gibt? Das ist überflüssig: In vielen Fällen haben die Kunden Verständnis für ehrlich zugegebene Lieferschwierigkeiten. Wer dagegen seine Kunden belügt oder über bekannte Probleme im Unklaren lässt, riskiert einen viel größeren Imageverlust. Schlimmstenfalls folgt der Notlüge der Rechtsstreit, der strafrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen kann!
Vermeiden Sie für Ihren Zwischenbescheid unbedingt veraltete Schreiben
Für einen Zwischenbescheid gilt das Gleiche wie für Ihre übrige Korrespondenz auch: Formulieren Sie sorgfältig und zeitgemäß.
So sollte Ihr Zwischenbescheid daher nicht aussehen:
Ihr Schreiben vom 26. März 2008
Sehr geehrte Damen und Herren, (1)
Bezug nehmend auf Ihre o. g. Bestellung, für die wir uns an dieser Stelle noch einmal (2) bedanken möchten, möchten wir Ihnen folgende Mitteilung machen: (3)
Die Anlieferung Ihrer Bestellung wird sich um mindestens 2 Wochen (4) verzögern. (5)
Auf Ihr Verständnis hoffend (6) verbleiben wir (7)
mit freundlichen Grüßen
Service GmbH
Was wurde in diesem Zwischenbescheid falsch gemacht?
- (1) Es wird ein Termin bestätigt und auf ein Schreiben geantwortet. Normalerweise müsste man daher den Empfänger mit Namen kennen und ihn direkt ansprechen.
- (2) Im Einleitungssatz bezieht sich der Verfasser auf „Ihre o. g. Bestellung". Dieser Verweis ist eine Wiederholung des Betreffs und zum anderen: Was macht die Abkürzung da? Ankürzungen haben in einer zeitgemäßen Korrespondenz nichts zu suchen. Sie sind unhöflich.
- (3) Möchte der Verfasser es nur oder tut er es wirklich?
- (4) Hört sich sehr negativ an. Außerdem werden Zahlen in Briefen bis zwölf ausgeschrieben.
- (5) Noch einmal etwas Negatives!
- (6) Ein altmodisches Partizip Präsens. Das hat in einem zeitgemäßen Zwischenbescheid überhaupt nichts zu suchen.
- (7) Altmodisch, altmodisch, altmodisch!
Wie der gleiche Zwischenbescheid zeitgemäß formuliert aussehen würde, lesen Sie in Das Sekretärinnen Handbuch im Kapitel Z96 "Zwischenbescheid" auf Seite 5.
Kleine Checkliste für Ihren nächsten Zwischenbescheid
- Warten Sie nicht zu lange. Informieren Sie den Kunden oder Geschäftspartner über eine mögliche Verzögerung, sobald Sie es wissen.
- Seien Sie so konkret wie möglich. Nennen Sie beispielsweise genaue Termine, wenn Sie können.
- Können Sie in Ihrem Zwischenbescheid keine konkreten Termine nennen, bitten Sie "um etwas Zeit" oder "Geduld".
- Machen Sie keine falschen Versprechungen. Was Sie im Zwischenbescheid ankündigen, sollen Sie halten können.
- Formulieren Sie Ihren Zwischenbescheid positiv; verwenden Sie "bis zu" oder "maximal" anstelle von "mindestens".