In jedem Unternehmen gibt es gute und schlechte Zeiten. Fällt ein Personalwechsel ausgerechnet in eine Phase, in der es einem Unternehmen etwas schlechter geht, ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass sich um den Personalwechsel die unterschiedlichsten Gerüchte ranken. Beugen Sie diesen Gerüchten vor, indem Sie so früh wie möglich alle wichtigen Informationen zu dem Personalwechsel weitergeben, also am besten sobald Sie wissen, wie die neue Situation sich gestaltet.
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Fehlende Informationen bei einem Personalwechsel setzen falsche Zeichen
Gerüchte erzeugen einen Nebel, in dem sich alle verunsichert fühlen. Klarheit verschafft Sicherheit und Vertrauen. Durch eine gute Informationspolitik wird jeder Nebel vertrieben und auch nach außen signalisiert, dass Ihre Kunden und Geschäftspartner in gewohnt guter und professioneller Art und Weise mit Ihnen zusammenarbeiten können.
Beugen Sie vor, bevor Ihre Geschäftspartner oder Lieferanten spekulieren: Informieren Sie schriftlich, per Brief oder – wenn es bei sehr guten Geschäftskontakten etwas formloser sein darf – per E-Mail über den Personalwechsel. Einen guten Eindruck macht es, wenn der sich verabschiedende Mitarbeiter das Schreiben selbst unterschreibt – so signalisieren Sie, dass der Personalwechsel keine negativen Gründe hat. Viele Kunden und Geschäftspartner beurteilen ein Unternehmen auch danach, wie es mit Mitarbeitern umgeht!
Das gehört in Ihr Schreiben zu einem anstehenden Personalwechsel
Was in Ihre Mitteilung gehört, ist immer abhängig vom Empfänger des Briefs und von der Position, die durch den Personalwechsel neu besetzt wurde:
Notwendige Informationen bei einem Personalwechsel in der Geschäftsleitung/ Schreiben an Geschäftspartner und Kunden
- Wann erfolgt der Personalwechsel?
- Wer wird der Nachfolger?
- Gegebenenfalls Grund für den Personalwechsel
- Dankeschön für die bisherige Zusammenarbeit
- Bitte um Unterstützung/Vertrauen für den neuen Mitarbeiter
- Gibt es eine offizielle Verabschiedung, zu der eingeladen wird?
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Notwendige Informationen bei einem Personalwechsel allgemein/
Schreiben an Lieferanten
- Wann erfolgt der Personalwechsel?
- Wer wird der neue Ansprechpartner?
- Eventuelle neue Zielsetzungen/Was ändert sich?
Immer mit Stil
Wenn ein langjähriger Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, versäumen Sie es nicht, ihm für seine bisherige Arbeit zu danken. Genauso selbstverständlich sollte es sein, dass – auch wenn der Personalwechsel durch ein Vergehen des Mitarbeiters zustande kam – in einem Brief an Partner oder Kunden keine schmutzige Wäsche gewaschen wird. Bleiben Sie neutral und sachlich und schreiben Sie in diesem Fall lieber, dass die Trennung in gegenseitigem Einvernehmen geschah.
So nicht:
Leider mussten wir unseren Mitarbeiter Werner Schmitz entlassen.
Das sagt Office Korrespondenz aktuell dazu: Dieser Satz wird garantiert zur Quelle von Gerüchten und Spekulationen und verbreitet – als schlimme Folge – gleichzeitig das Gefühl, "dass in diesem Unternehmen irgendetwas nicht stimmt".
Besser so:
Ab sofort übernimmt Herr Manfred Ebel die Funktion unseres bisherigen Mitarbeiters Werner Schmitz. Wir sind ganz sicher, dass dieser Übergang für alle Seiten problemlos verlaufen wird.
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