Die professionelle Betreuung der Kunden ist nicht mehr nur Sache der Service- und Verkaufsabteilungen. Jedem Mitarbeiter eines Unternehmens sollten die Wünsche der Kunden am Herzen liegen. Vor allem die Korrespondenz mit A-Kunden landet sehr häufig auch im Vorzimmer des Chefs. Ihre guten Ideen als Sekretärin und Assistentin sind deshalb also bei Kundenbriefen immer gefragt.
Wie wär’s mal mit einem persönlichen Kundenbrief des Chefs an wichtige Kunden?
Das freut jeden Geschäftspartner: Da nimmt sich der viel beschäftigte Top-Manager die Zeit, einen neuen Kunden zu begrüßen und sich in einem Kundenbrief für den ersten Auftrag zu bedanken. Oder der Chef entschuldigt sich persönlich für einen Produktionsfehler. Oder er fragt seine Kunden direkt nach ihrer Meinung zu Service und Produkten. Klar, dass Sie nicht an jeden Kunden einen individuellen Kundenbrief schreiben können. Da hätten Sie Tag und Nacht zu tun. Aber:
Auch standardisierte Kundenbriefe können persönlich und motivierend wirken
Machen Sie den Vorschlag, als Kundenbindungs- oder Imageverbesserungs-Initiative persönliche Kundenbriefe einzusetzen. Formulieren Sie die Kundenbriefe im Redestil, als würden sich Schreiber und Empfänger freundlich unterhalten. Und sagen Sie natürlich und herzlich Dankeschön für Kauf oder Verständnis.
Die besten Sekretärinnen-Praxis-Tipps für zeitgemäße, DIN-gerechte und stilsichere Korrespondenz lesen Sie in Office Korrespondenz aktuell.
Vermitteln Sie zum Beispiel folgende Botschaften in diesen Kundenbriefen
In Ihrem Unternehmen herrscht ein hervorragender Informationsfluss, der
Chef kümmert sich um so wichtige Kunden selbstverständlich persönlich, das Unternehmen ist mit modernster Technik – auch im Büro – ausgestattet, um schnell und anschaulich zu kommunizieren. Kurz: Sie arbeiten professionell und kundenorientiert.
Hier ein Kundenbriefbeispiel zur Anregung für Sie:
Herzlich Willkommen!
Guten Tag, liebe Frau Weber,
Sie haben zum ersten Mal bei uns bestellt. Darüber habe ich mich sehr gefreut. Ich heiße Sie willkommen im Kreise unserer Kunden und bedanke mich dafür, dass Sie der Grüneisen AG Ihr Vertrauen schenken.
Inzwischen haben wir pünktlich an Sie geliefert, und ich bin sicher, dass Sie zufrieden sind. Neben "Produkt A" bieten wir Ihnen die "Ergänzung AA" zu äußerst günstigen Preisen.
Ich wünsche mir, dass unsere Artikel wiederum bei Ihren Kunden reißenden Absatz finden, und hoffe sehr, dass Sie auch künftig zu unseren zufriedenen Kunden gehören und gern mit uns zusammenarbeiten.
Herzliche Grüße vom schönen Rhein