Ist es denn wirklich so wichtig, dass Sie eine Anfrage sorgfältig formulieren? Schließlich möchte doch das Unternehmen, an das Sie Ihre Anfrage richten, das Geld verdienen, oder? Ja, denn Ihre Anfrage ist Ihr erster Kontakt zu einem möglichen neuen Lieferanten. Wenn Sie als freundlicher Kunde auftreten, erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit, ebenso freundlich behandelt zu werden.
Denn: Wie man in den Wald hineinruft, so schallt es heraus. Wenn Sie Ihre Anfrage unfreundlich, fordernd oder gar frech formulieren, lässt das Echo nicht lange auf sich warten und Sie erhalten ein schlechtes Angebot auf Ihre Anfrage oder dürfen etwas länger auf ein Angebot warten.
Darum sollten Sie eine Anfrage grundsätzlich schriftlich stellen
"Entschuldigung, ich hätte da mal eine Frage." Bei einer telefonischen Anfrage passiert es leicht, dass Sie ein wichtiges Detail zu erfragen vergessen oder die Antwort Ihres Gesprächspartners Ihnen im Nachhinein nicht eindeutig erscheint, da eine telefonische Anfrage häufig unstrukturierter verläuft als eine schriftliche.
Mit einer konkreten schriftlichen Anfrage vermeiden Sie auch eventuelle spätere Schwierigkeiten. Stellen Sie sich vor, Sie würden auf Ihre wenig konkrete Anfrage ein ebenso wenig konkretes Angebot erhalten und Sie nehmen das Angebot an. Da die getroffenen Absprachen nicht ganz genau waren, kann es zu unterschiedlichen Auffassungen darüber kommen, was die Leistung eigentlich enthalten soll. Und ganz schnell können daraus Streitigkeiten resultieren und vielleicht sogar eine gerichtliche Auseinandersetzung.
Fragen Sie in Ihrer Anfrage gezielt nach einem kostenlosen und unverbindlichen Angebot. Es gibt Unternehmen, die nach einer Anfrage Kostenvoranschläge erstellen und dafür nicht gerade wenig berechnen.
Erkundigen Sie sich schon in Ihrer Anfrage nach Lieferfristen, -bedingungen und -terminen.
Fragen Sie nach Skonto, Rabatt oder anderen Vergünstigungen. Hier gilt: Wer nicht fragt, der nicht gewinnt. Fragen Sie in Ihrer Anfrage, ob z.B. Sonderkonditionen je nach Abnahmemenge möglich sind.
Erfragen Sie bereits in Ihrer Anfrage, wie die Stornobedingungen sind, falls das für Sie relevant sein könnte. Sind die Bedingungen ungünstig, ist dies vielleicht schon der Grund, keine Geschäfte mit diesem Unternehmen zu machen. Besonders Reservierungen von Hotelzimmern und Banketträumen sind tückisch. Denn dort fallen häufig gestaffelte Stornogebühren an. Lesen Sie das Kleingedruckte ganz genau, um unnötige Kosten zu vermeiden.
Wenn Ihnen das Unternehmen noch gar nicht bekannt ist, kann es je nach Produkt oder Dienstleistung, die angeboten wird, sinnvoll sein, schon in Ihrer Anfrage nach Referenzen zu fragen.
Vermeiden Sie schon im Vorfeld Missverständnisse und sagen Sie bereits in Ihrer Anfrage ganz genau, was Sie möchten. Am besten geben Sie die gewünschte Typenbezeichnung an. Ist Ihnen diese nicht bekannt, beschreiben Sie den Artikel in Ihrer Anfrage so detailliert wie möglich.
Bereits in Ihrer Anfrage nach Garantieleistungen zu fragen, ist besonders bei technischen Geräten sinnvoll. Auch die Antwort auf diese Frage kann sehr schnell den Ausschlag für den einen oder anderen Anbieter geben. Das Gleiche gilt für eventuelle Serviceleistungen. Also vergessen Sie in Ihrer Anfrage nicht an die folgenden Punkte zu denken:
- Woher bekommen Sie Hilfe, wenn es Schwierigkeiten gibt?
- Wie schnell ist Hilfe da, wenn Sie sie benötigen?
- Was bietet Ihnen das Unternehmen über die Standardleistungen hinaus?
- Welche Kosten entstehen für diese Leistungen?
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