Ihr Brief sollte den Empfänger überzeugen. Die formellen Regeln sind dabei wichtiger, als viele denken. Ist die Form nicht ansprechend, beschäftigt sich der Adressat oft erst gar nicht mit dem Inhalt.
Vom Datum bis zum Anlagen- und Verteilervermerk finden Sie in Office Korrespondenz aktuell Antworten auf die häufigsten Fragen und die neuesten Empfehlungen rund ums Thema Brief.
Wie Sie in Ihrem Brief das Datum schreiben und platzieren
Laut DIN 5008 steht in einem Brief zwischen Anschrift und Anrede eine Bezugszeichenzeile, die Sie bestimmt von Behördenschreiben kennen. Da lesen Sie von links beginnend:
- Ihr Zeichen/unser Zeichen
- Ihre Nachricht vom/unsere Nachricht vom
- Ort/Datum
Weil ein so gestalteter Brief aber sehr bürokratisch wirkt, lässt man diese Bezugszeichenzeile inzwischen meist weg. Nur ein winziger Rest ist davon übrig geblieben. Das Datum steht an seinem angestammten Platz auf der rechten Seite.
DIN 5008 hin, DIN 5008 her: Wählen Sie für einen Brief im Inland auf jeden Fall die deutsche Datumsschreibweise. Das Datum ist für das Auge leichter zu erfassen, wenn Sie den Monat ausschreiben. Das sieht die DIN 5008 eigentlich nur innerhalb von Fließtexten vor. Dabei ist es viel schöner und zweckmäßiger.
Beispiel: 7. Februar 2008
So gestalten Sie in Ihrem Brief die Betreff-Zeile richtig
Das Wort "Betreff" wird heutzutage nicht mehr im Brief verwendet. Sie machen den Betreff nur durch Position, Fettdruck oder eine sonstige Hervorhebung in Ihrem Brief kenntlich.
Auch die alte Regel "Der Betreff in einem Brief darf höchstens eine Zeile lang sein.", ist ein Gerücht. Ein zweizeiliger Betreff ist oft sogar empfehlenswerter, um komplizierte Sachverhalte als Mini-Inhaltsangabe in Ihrem Brief besser darzustellen. Ob Sie dabei Stichworte formulieren oder ganze Sätze bilden, steht Ihnen frei. Der Betreff wirkt aber auf jeden Fall netter, wenn Sie ihn ausformulieren.
Kann und darf man in einem Brief mit der Grußformel Distanz ausdrücken? Die Antwort finden Sie in der Februarausgabe des Newsletters Office Korrespondenz aktuell.
Eine häufige Frage: Darf ein Brief mit "ich" beginnen?
"Man beginnt keinen Brief mit ‚ich´ bzw. ‚wir´", hat wohl jeder von uns als Regel schon mehr als einmal gehört. Der Gedanke, der dahintersteckt, ist durchaus nachvollziehbar: Man sollte nicht zu allererst von sich reden.
Also beginnt so mancher Brief mit:
- hiermit
- bezugnehmend
- vereinbarungsgemäß
- in der Anlage
nur um das lästige "ich" am Anfang vom Brief zu vermeiden. Aber das macht den Einstieg auch nicht unbedingt besser. Deshalb gilt: Bevor Sie sich in umständliche Formulierungen verstricken, beginnen Sie Ihren Brief lieber mit "ich".
Nach der Rechtschreibreform: Wird "du" im Brief klein- oder großgeschrieben?
Für kurze Zeit galt die Empfehlung, "du" im Brief kleinzuschreiben. Der letzte Stand der Rechtschreibreform hat diese Regel aber wieder teilweise revidiert: Sie haben jetzt im Brief die freie Wahl zwischen Groß- und Kleinschreibung. Allerdings sollten Sie nicht beliebig hin- und herwechseln, sondern sich konsequent für eine Variante entscheiden. Die Großschreibung von "Du", "Dich", "Dein" und "Dir" - nicht nur im Brief - wird allerdings empfohlen. Sie drückt mehr Wertschätzung für den Empfänger oder die Empfängerin aus.