Ein Aushang am schwarzen Brett, der alle Mitarbeiter zur Weihnachtsfeier einlädt, ist zwar für den, der einlädt, einfach. Besonders stilvoll ist diese Art der Einladung aber nicht. Schreiben Sie jeden Mitarbeiter mit einem Einladungsschreiben persönlich an, und stecken Sie das Anschreiben in ein Kuvert.
Individuelle Einladungsschreiben erregen besondere Aufmerksamkeit.
Allein, wenn Sie Anrede und Grußformel mit einem Tintenfederhalter schreiben, verleihen Sie dem Brief ein besonderes Niveau.
Für Gäste nur das Beste:
Verwenden Sie für Ihre Einladungen (das gilt auch für die Mitarbeiter) kein normales Geschäftspapier, sondern Repräsentationsbögen und Kuverts. Sie sind aus besonders hochwertigem Papier, und die Briefbögen enthalten weder Bezugszeichenzeile noch Bankverbindung.
Der richtige Umschlag:
Nehmen Sie keine Kuverts mit Adressaufkleber oder Adressfenstern. Wählen Sie ein fensterloses Kuvert, das Sie mit dem PC bedrucken oder – noch edler und individueller – mit Tintenfederhalter beschreiben.
Wichtig: Die stilvolle Briefmarke.
Machen Sie die Einladungsbriefe nicht mit der Frankiermaschine frei, sondern wählen Sie eine Briefmarke, am besten eine stimmungsvolle Sondermarke. Bei der Deutschen Post AG finden Sie eine Briefmarkenvorschau unter folgender Internet-Adresse:
http://philatelie.deutschepost.de
Klicken Sie auf „Briefmarken Neuausgabe“. Hier können Sie nachsehen, welche Briefmarken in Kürze erscheinen werden. Bestellen Sie Ihre Wunschbriefmarken frühzeitig. Bekanntlich sind die schönen Marken schnell vergriffen. Die Bestellung können Sie auch gleich übers Internet erledigen. Allerdings können Sie nur vorbestellen, wenn Sie als Privatoder Businesskunde bei der Deutschen Post AG registriert sind oder sich registrieren lassen.
Optische Gestaltung:
Sie können die Einladungen im „Corporate Design“ erstellen, d. h. in Aufbau, Farbe und Form so gestalten, dass der Leser das Schreiben sofort mit Ihrem Unternehmen in Verbindung bringt. Oder Sie entscheiden sich für eine stimmungsvolle weihnachtliche Optik. Vielleicht können Sie auch beides miteinander verbinden.
Der Inhalt:
Zum einen soll die Einladung auf das bevorstehende Fest einstimmen, zum anderen müssen alle sachlichen Informationen, die der Gast braucht, darin enthalten sein.
Checkliste: Sachinformationen in der Einladung
- Datum
- Uhrzeit von ... bis ...
- Ort
- Gastgeber (Person und/oder Unternehmen)
- Anlass (Weihnachtsfeier, -gala, -diner)
- evtl. Festprogramm
- Zahl der eingeladenen Gäste (Adressat mit oder ohne Begleitperson/en)
- Zeitpunkt, bis wann um Antwort gebeten wird
- evtl. Kleidungshinweis
- evtl. Anfahrtsskizze (wichtig für Erstbesucher)
Mustereinladung für Ihre Weihnachtsfeier an einen Geschäftspartner
Herrn Peter und Frau Sabine Heiden
Silberstraße 4
82345 München
München, 2. November 2004
Sehr geehrte Frau Heiden,
sehr geehrter Herr Heiden,
wieder liegt ein Jahr intensiver und fruchtbarer Arbeit hinter uns, das wir in diesem Jahr mit einer ganz besonderen Weihnachtsfeier ausklingen lassen wollen. Während des Jahres hatten wir kaum Gelegenheit, uns einmal in Ruhe jenseits der berufsüblichen Veranstaltungen und Meetings- auszutauschen. Darum möchte ich Sie im Namen der Heinrich Ebert GmbH sehr herzlich zu unserem „Christmas & more Dinner“ einladen. Wir können dann dieses Versäumnis nachholen, bevor uns im nächsten Jahr die beruflichen Verpflichtungen sofort wieder einholen.
„Christmas & more Dinner“
am Donnerstag, 16. Dezember 2004,
um 18:00 Uhr s. t.*
Tagungshotel La Villa in Possenhofen
Possenhofener Straße 23a
81234 Possenhofen
Abendgarderobe erwünscht
Bitte antworten Sie uns mit dem vorbereiteten Antwortformular bis zum 15. November 2004. Wir hoffen sehr, Sie als unsere Gäste begrüßen zu können.
Auf einen außergewöhnlichen Abend mit Ihnen freuen wir uns und grüßen Sie freundlich
Heinrich Ebert GmbH
Walter Engler
Geschäftsführer
* s.t. kommt aus dem Lateinischen und bedeutet: sine tempore (ohne Zeit). In der Einladung wird damit um pünktliches Erscheinen gebeten.
Bewährt: Das Antwortfax bei der Einladung
Legen Sie Ihrer Einladung Antwortkarten bei, die per Post oder Fax an Sie zurückgeschickt werden können. Oder schicken Sie ein gesondertes, vorgedrucktes DIN-A4-Blatt für die Fax-Antwort mit.
Antwortfax
Einladung zur Weihnachtsfeier am Donnerstag, den 16. Dezember 2004
An Faxnummer 0123 456789
Absender
Peter und Sabine Heiden
Silberstraße 4
82345 München
[_] Ja, wir kommen gern. Wir bringen noch ________ Personen mit.
[_] Nein, wir können leider nicht kommen.
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Datum Unterschrift