Niemand wartet gerne. Aber häufig ist es Ihre Aufgabe, Wartende auf später zu vertrösten. Egal ob es Bewerber sind oder Kunden: Wenn sich die Sache hinzieht, versenden Sie besser einen „Vertröstungsbrief“. Aber wie formulieren Sie ihn? Vermeiden Sie vor allem folgende Fehler in einem Vertröstungsbrief:
1. Der Vertröstungsbrief kommt in letzter Sekunde
Angenommen, der Empfänger wartet auf die fertige Arbeit oder auf den endgültigen Bescheid, weil das vereinbarte Datum erreicht ist. Er bekommt aber jetzt erst einen Vertröstungsbrief oder Zwischenbescheid. Das ist zu spät! Er wird sich ärgern, anstatt wie gewünscht Verständnis aufzubringen.
Besser: Verschicken Sie Ihren Vertröstungsbrief sobald Sie wissen, das der Zeitplan nicht eingehalten werden kann oder, z. B. bei Bewerbungen, extrem von der üblichen Wartezeit abweicht.
2. Der Vertröstungsbrief beinhaltet Vorwürfe statt sachlicher Begründung
Übermüdung, Überarbeitung, ein zu enger Zeitrahmen, ein zu großer Zeitdruck. Wer das als Begründung in einem Vertröstungsbrief anführt, warum ein Auftrag noch nicht ausgeführt, warum eine Ware noch nicht verschickt oder warum eine Bewerbung noch nicht bearbeitet ist, der stellt sich bzw. dem Unternehmen ein Armutszeugnis aus. Denn er gibt damit offen zu, die eigene Zeitplanung nicht im Griff zu haben. Außerdem klingt eine solche Begründung meist vorwurfsvoll – als empfände man die Bestellung des Abnehmers oder den Auftrag eines Kunden als Belastung, auf die man lieber verzichten würde.
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3. Verzicht auf eine konkrete Zeitangabe im Vertröstungsbrief
Niemand, der wartet, lässt sich gerne auf den Sankt-Nimmerleins-Tag vertrösten. Wer in seinem Vertröstungsbrief schreibt „Wir werden uns zu gegebener Zeit wieder mit Ihnen in Verbindung setzen“, löst beim Empfänger Unwillen aus.
Besser: Nennen Sie im Vertröstungsbrief einen festen neuen Termin oder wenigstens einen groben Zeitrahmen, bis wann der Empfänger mit Ihrer Leistung oder Information rechnen kann.
Musterformulierung für eine gelungenen Vertröstungsbrief finden Sie hier ...