Wenn Sie im Namen Ihres Chefs einen Termin absagen müssen, dann gilt es, bei der Absage mit Fingerspitzengefühl vorzugehen, denn Kunden und Partner könnten verärgert reagieren. Um zu vermeiden, dass die Absage wie eine Zurückweisung empfunden wird, sind folgende Strategien empfehlenswert:
- Antworten Sie schnell. Informieren Sie den Gastgeber, sobald Sie wissen, dass Ihr Chef den Termin absagen muss. Unterrichten Sie den Einladenden auch, wenn Ihr Chef noch keine definitive Zusage machen kann.
- Wählen Sie das richtige Medium für die Absage. Mit einer E-Mail können Sie schnell und formlos einen Termin absagen. Womöglich fühlt sich der Gastgeber aber mit dieser Art der Absage zu wenig wertgeschätzt. Ein Antwortbrief zeigt, dass Sie der Einladung – trotz Absage – eine hohe Bedeutung beimessen. Bei einer telefonischen Absage laufen Sie Gefahr, in Rechtfertigungsnöte zu geraten. Am einfachsten ist die Rückmeldung per Antwortkarte, wenn der Gastgeber sie der Einladung beigelegt hat.
- Vergessen Sie nie, sich für die Einladung zu bedanken. Auch wenn Sie per Antwortkarte den Termin absagen, können Sie in einer angefügten kurzen handschriftlichen Notiz im Namen Ihres Chefs „Danke für die Einladung“ sagen und in Stichworten den Grund für Ihre Absage andeuten. Das nimmt der Absage den Charakter der Ablehnung.
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