"Wir danken Ihnen für Ihren Auftrag und bestätigen ..." - das kann man auch abwechslungsreicher schreiben. Lesen Sie in diesem Tipp, wie Sie eine Auftragsbestätigung einmal anders formulieren und Schwung in Ihre Korrespondenz bringen.
Legen Sie Wert auf eine gelungene Auftragsbestätigung
Mit Ihrer Auftragsbestätigung verfolgen Sie in erster Linie einige ganz pragmatische Ziele. Sie signalisieren:
- Der Auftrag ist angekommen.
- Er ist an der richtigen Stelle innerhalb des Unternehmens gelandet und somit in guten Händen.
- Wir sind imstande, diesen Auftrag in der angegebenen Frist auszuführen.
Doch mit einer Auftragsbestätigung bewirken Sie noch viel mehr. Sie entscheidet mit darüber, welchen Eindruck Ihr Kunde von Ihnen und Ihrem Unternehmen gewinnt, ob er Ihnen vertraut oder Ihrer Dienstleistung skeptisch gegenübersteht. Außerdem sorgen Sie mit einer Auftragsbestätigung für Klarheit, dass Sie den Auftrag innerhalb der Frist ausführen können. Ihre Auftragsbestätigung hat eine beruhigende Wirkung und zeigt dem Kunden, dass er sich auf Sie verlassen kann.
In Der SekretärinnenBriefeManager finden Sie im Kapitel A809 "Auftragsbestätigungen" ausgefallene und kreative Vorlagen für Ihre Auftragsbestätigung.
Das sollte Ihre Auftragsbestätigung enthalten:
- Absenderadresse
- Lieferadresse
- Anrede des Empfängers
- Datum
- Ansprechpartner/Sachbearbeiter im Betrieb mit Durchwahl Telefon/Fax und E-Mail-Adresse
- Unterschrift einer zeichnungsberechtigten Person - das ist höflicher als ohne Unterschrift
- Nummer der Auftragsbestätigung, falls erforderlich
- Rabatte/Bankeinzugsbonus/Zahlungsbedingungen
- Lieferbedingungen/Versandbedingungen
- Gewicht/Volumen
- genauer Termin, wann Sie was erledigen
- Umfang der Leistungen
- Mengen/Mengeneinheiten
- Bestellnummer und Artikelbezeichnung
- Einzelpreis
- Gesamtpreis
- Mehrwertsteuer
- Bankverbindung
- HRB-Nummer
- Gerichtsstand
- Geschäftsführer
- UST-Ident-Nummer
Müssen Sie in Ihrer Auftragsbestätigung die AGB nennen?
Normalerweise sind die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) in der Auftragsbestätigung enthalten oder auf der Rückseite aufgedruckt. Aber sicher ist sicher: Wenn Sie ausdrücklich auf die AGB verweisen, gehen Sie kein Risiko ein. Damit ist Ihr Kunde "gewarnt" und Sie sind auf der sicheren Seite.
Können Sie Ihre Auftragsbestätigung auch per E-Mail verschicken?
Die Form der Auftragsbestätigung hängt davon ab, welche Kommunikation zwischen Ihnen und dem Auftraggeber üblich ist. Ein Kunde, der immer per E-Mail mit Ihnen kommuniziert und alles gern schnell erledigt hat, freut sich über eine Auftragsbestätigung per E-Mail. Ein konservativer Kunde, der seine E-Mails vielleicht eher selten liest, wird die Auftragsbestätigung per Brief bevorzugen.
Entscheiden Sie sich bei Ihrer nächsten Auftragsbestätigung einmal für etwas Pfiffiges - langweilig und sachlich kann schließlich jeder! Die passenden Vorlagen finden Sie in DerSekretärinnenBriefeManager.
Einstiegssätze für eine gelungene Auftragsbestätigung
- Vielen Dank, dass Sie uns die Überarbeitung Ihrer Internetseite anvertrauen.
- Danke, dass Sie uns die Koordination des Projekts übertragen.
- Sie setzen mit der Tiemeyer GmbH auf den richtigen Partner. Hier alle Vereinbarungen in der Übersicht ...
- Wir freuen uns, dass Sie sich für uns entschieden haben.
Und so formulieren Sie gelungene Schlusssätze für Ihre Auftragsbestätigung
Gerade bei den Schlusssätzen haben sich in vielen Briefen und E-Mails arg verstaubte Formulierungen eingeschlichen.
So nicht:
Wir sichern Ihnen schon heute eine sorgfältige Erledigung Ihres Auftrages zu.
Besser so:
Ihr Projekt ist bei uns in guten Händen. Sie werden sehr zufrieden sein.