Ihr Ziel: Der Empfänger soll den Text so verstehen, wie Sie ihn meinen
Um dieses Ziel zu erreichen, beschäftigen Sie sich vorher mit Ihren Empfängern:
- Handelt es sich um Geschäftspartner oder Endverbraucher?
- Wie denken sie?
- Wie sprechen sie?
- Welches Bildungsniveau haben sie?
Versuchen Sie, Ihren Empfänger zu „treffen“
Je genauer Sie die Ausdrucksweise der Empfänger treffen, desto mehr Beachtung werden Ihre Texte ernten. Nehmen wir an, Ihr Unternehmen plant ein Projekt mit einer regionalen Schule, und Sie sollen einen Brief an die Schulleitung sowie ein Infoblatt für die Schüler entwerfen. Während Sie die Schulleitung im gewohnten geschäftlichen Stil anschreiben, sollte der Text für die Jugendlichen locker-flockig formuliert sein. Hier ist es sogar üblich, in der Du-Form zu schreiben – falls es sich nicht um Oberstufenschüler eines Gymnasiums handelt.
Damit Ihre Briefe mehr Nachdruck erzeugen:
Verzichten Sie auf Superlative und Abschwächungen. So nicht: „Wir sind die Größten im Bereich der umweltgerechten Aufbereitung von ...“ Superlative kommen bei Ihren Empfängern nicht gut an, weil sie unglaubwürdig klingen.
Viel glaubwürdiger wirken Sie, wenn Sie wie folgt schreiben:
„Wir gehören zu den großen und erfahrenen Unternehmen unserer Branche.“ Wenn Sie den Nutzen Ihres Geschäftspartners noch mehr herausstellen wollen, formulieren Sie so: „Durch unsere umweltgerechte Aufbereitung erhalten Sie eine bessere Energiebilanz in Ihrem Unternehmen. Viele Jahre Erfahrung machen diese Entwicklung möglich. Profitieren Sie von Einsparungen, die deutlich über den Standardwerten liegen ...“ Geben Sie stets nur Werte an, die Sie auch genau belegen können.