Machen Sie sich unbedingt klar, dass Ihre Einladung zu einer Besprechung schon der erste Teil dieses Treffens ist. Ihre Einladung bildet das Fundament und steckt den zeitlichen und inhaltlichen Rahmen ab. Die Frage, wann Sie einladen, wen Sie einladen, welche Informationen zu den Tagesordnungspunkten Sie mitschicken, ob die Aufgabenverteilung für dieses Meeting klar ist – all dies ist bereits entscheidend für die Effizienz dieser Zusammenkunft.
Wecken Sie mit direkter Sprache das Interesse der Eingeladenen
Je mehr Besprechungen anstehen, desto wichtiger ist, dass Ihre Einladung zu einem Meeting bereits mit einer direkten Sprache das Interesse weckt. Schreiben Sie Ihre Einladungen so, dass Sie schon durch die Formulierung dem Eingeladenen die Notwendigkeit der Besprechung mitteilen. Auch sein Mitwirken, nicht nur die bloße Anwesenheit, kann bereits in der Einladung eingefordert werden. Vor allem bei internen Meetings ist eine klare Sprache nicht nur erlaubt, sondern von entscheidender Bedeutung.
Da viele Treffen zur Routine geworden sind, liest kaum noch jemand das ganze Einladungsschreiben, sondern sucht nur nach den wichtigsten Punkten: Wann? Wo? Was?
Dabei gehen wichtige Informationen verloren. Sprechen Sie den Teilnehmer direkt an und verzichten Sie auf eine lange Einleitung, die den Leser nur langweilt. Heben Sie auch die Punkte, die zur erfolgreichen Durchführung des Meetings wichtig sind, so hervor, dass sie nicht überlesen werden können.
Jeder Teilnehmer kann sich besser auf das Meeting vorbereiten und dann frei und unbelastet in der Besprechung sitzen, wenn schon mit der Einladung auf die Rahmenbedingungen eingegangen wird:
- Teilen Sie in der Einladung mit, wer an dem Treffen teilnimmt.
- Geben Sie mögliche Tagesordnungspunkte bereits in der Einladung bekannt.
- Jeder Teilnehmer muss seine Aufgabe im Vorfeld kennen, damit er sich entsprechend vorbereiten kann.
- Geben Sie die geplante Dauer des Termins an, damit mögliche weitere Termine abgestimmt werden können.
- Lassen Sie die Teilnehmer wissen, ob für Verpflegung gesorgt ist.
- Geben Sie den genauen Ort an: Es ist unangenehm, sich erst zu dem Besprechungszimmer durchfragen zu müssen.
Geben Sie Ihren Einladungen eine persönliche Note
Die meisten Einladungen zu internen Meetings werden per E-Mail verschickt. Wenn Sie aber die Einladung besonders hervorheben wollen – wie zum Beispiel bei dem Dankeschön nach der Präsentation –, ist es stilvoller, persönlicher und unterstreicht das Geschriebene, wenn Sie die Einladung als Brief in die Postfächer der Teilnehmer geben.
Ihre Motivation bei der Formulierung des Schreibens überträgt sich auf die Empfänger der Einladung. Die Sorgfalt, die Sie auf die Einladung verwenden, spiegelt die Notwendigkeit des Treffens wider und fordert auch die sorgfältige Vorbereitung aller Teilnehmer der Zusammenkunft ein.
Einladung zur Projektsitzung „Wohnungsbau Nord“
Sehr geehrte Herren,
das nächste Treffen zum Stand des Projekts „Wohnungsbau Nord“ findet am Mittwoch, 14. Dezember 20.. von 15 bis 17 Uhr im Besprechungsraum 2 statt.
Aus der Tagesordnung können Sie die noch offenen Punkte ersehen. Klären Sie diese bitte bis zu unserem Treffen mit den jeweiligen Projektleitern.
Bitte teilen Sie mir Ergänzungen zur Tagesordnung bis zum 9. Dezember mit. Vielen Dank.
Mit besten Grüßen
Einladung zur Krisensitzung
Sehr geehrter Herr Wagner!
Gute Zeiten – schlechte Zeiten gibt es in jedem Unternehmen. Nach vielen sehr guten Zeiten erleben wir im Moment eine Flaute. Wir wollen gemeinsam dagegen ankämpfen.
Wir möchten offen mit dieser Situation umgehen und brauchen daher Ihre Meinung und Ihre Vorschläge.
Bitte notieren Sie sich den 12. Dezember, 16 bis 18 Uhr für eine Zusammenkunft im Besprechungsraum neben meinem Büro. Wir werden bei diesem Treffen die Probleme beim Namen nennen und versuchen, Lösungen zu finden. Um erfolgreich zu sein, können wir die weitere Vorgehensweise nur gemeinsam bestimmen.
Mit erwartungsvollen Grüßen
Vertriebsmeeting
Liebe Vertriebsmitarbeiterinnen und Vertriebsmitarbeiter,
mit dem AX300 haben wir ein Produkt entwickelt, das derzeit auf dem Markt einzigartig ist. Um dies als Chance für uns zu nutzen treffen wir uns zu einer Besprechung über die geeignete Markteinführung am
Mittwoch, 6. Dezember 20.., von 10 bis 12 Uhr in meinem Büro.
Aus der Tagesordnung ersehen Sie, was jeder Einzelne von Ihnen bis zu diesem Termin bitte schon an Vorarbeiten leistet, damit das Treffen erfolgreich wird.
Meine Tür steht nicht nur für Sie, sondern auch für viele neue Ideen offen. Nutzen Sie die Chance, mir „ordentlich die Meinung zu sagen“.
Ich freue mich auf Sie!
Freundliche Grüße
Treffen der Geschäftsführung
Um die Geschicke unseres Unternehmens in die richtigen Bahnen zu lenken,
sehr geehrte Kollegen,
benötigen wir zündende Ideen, in welche Richtung wir uns in den nächsten Monaten mit unserem Unternehmen bewegen wollen.
Zur Besprechung der letzten Quartalszahlen und neuer Strategien zur Kundengewinnung treffen wir uns am Freitag, 16. Dezember 20.., 8 Uhr im Seminarraum.
Geplantes Ende wird gegen 15 Uhr sein, aber keine Sorge: Für entsprechendes „Brainfood“ ist gesorgt.
Bitte „pusten“ Sie Ihre Köpfe bereits jetzt ordentlich durch, damit Platz für viele neue Ideen ist.
Ich freue mich auf eine produktive Zusammenkunft!
Es grüßt Sie
Unsere montägliche Managementrunde,
sehr geehrte Kolleginnen und Kollegen,
kann ein wenig „PEPP“ vertragen: P wie Pünktlichkeit, E wie Elan und P wie Planung und nochmals Pünktlichkeit.
Routinemäßige Meetings wie unsere wöchentliche Managementrunde verlaufen schnell in eingefahrenen Wegen. Ein wenig „Verschleiß“ war auch bei unseren letzten Zusammenkünften zu spüren – tun wir also alle etwas dagegen und „peppen“ wir unsere Meetings wieder auf.
Tagesordnung für die nächste Sitzung:
- Zahlen 1. Quartal
- Stand Projekt „Finnland“
- Verschiedenes
Bitte lassen Sie mich bis jeweils Freitag um 12 Uhr wissen, ob Sie an der nächsten Managementrunde teilnehmen können.
Mit herzlichen Grüßen
Einladung zum Sekretärinnentreffen
Liebe Kolleginnen,
obwohl wir so erfolgreich die Terminkalender unserer Chefs koordinieren, sind wir mit unseren eigenen Terminen manchmal ein wenig nachlässig.
Bitte tragen Sie sich deshalb den folgenden Termin für unser nächstes Treffen gleich im Terminkalender ein:
Donnerstag, 15. Januar 20.., 13:30 bis 14:30 Uhr, im kleinen Besprechungszimmer.
Ich habe Ihnen schon ein wenig Arbeit abgenommen: Unsere Empfangsdame hütet die Telefone während unserer Besprechung und ein kleiner Snack ist ebenfalls vorbereitet. Zu den festgelegten Tagesordnungspunkten gibt es keine Ergänzungen.
Mit freundlichen Grüßen
Einladung zum Strategiemeeting
Ein Strategiemeeting,
sehr geehrte Damen und Herren,
ist nur dann sinnvoll, wenn sich jeder Teilnehmer bereits im Vorfeld Gedanken macht.
Am Mittwoch, 16. Dezember, treffen wir uns bereits früh um 8 Uhr, damit wir den ganzen Tag Zeit haben, unsere Ideen zusammenzutragen und eine Erfolg versprechende Strategie für die Einführung unseres neuen Baustoffsegments auszuarbeiten. Das Ende der Veranstaltung ist für ca. 18 Uhr vorgesehen.
Bitte nutzen Sie die vierWochen bis zu unserem Treffen für gedankliche Vorarbeiten, damit wir alle nach diesem Tag erleben, dass es sich gelohnt hat, diese Zeit zu investieren. Danke schön!
Mit erwartungsvollen Grüßen