Wahrscheinlich ist es Ihnen auch schon aufgefallen: Oft zeigen Unternehmen sich mit ihren Abwesenheits-E-Mails von ihrer schlechtesten Seite. Man bekommt den Eindruck, der Verfasser habe sich nicht sehr viel Mühe gegeben, und diese Nachlässigkeit wirkt sehr unhöflich. Wir haben für Sie typische Abwesenheits-E-Mails gesammelt und eine "Fehler-Hitliste" der schlechten Beispiele zusammengestellt. Möglicherweise entdecken Sie darunter einen Text, den Sie selbst so oder so ähnlich gelesen haben. Nehmen Sie unsere Beispiele als Anregung, Ihre nächste Abwesenheits-E-Mail so zu formulieren, dass Ihre Geschäftspartner sich auch während Ihrer Abwesenheit freundlich von Ihnen betreut fühlen.
Wohlüberlegte Abwesenheits-E-Mails unterstreichen auch in Ihrem Urlaub Ihre Professionalität!
Hier ein schlechtes Beispiel für eine Abwesenheits-E-Mail:
Besten Dank für Ihre Mail, zurzeit befinde ich mich nicht im Hause.
Ab Montag, den 17. Juni 20.., bin ich wieder für Sie erreichbar! Ich weise darauf hin, dass Ihre Nachrichten nicht weitergeleitet werden!
Unter meiner DW 6402 erreichen Sie meine Vertretung, Frau Michaela Sommer.
Herzlichen Dank und Besten Gruß
Andrea Schulte
10 Formulierungsvorschläge für Ihre gelungene Abwesenheits-E-Mail lesen Sie in Der SekretärinnenBriefeManager im Kapitel E600 "E-Mail - Abwesenheitsbenachrichtigung".
Das sagt Der SekretärinnenBriefeManager dazu:
- Die Anrede fehlt. Das ist wenig höflich.
- Die korrekte Schreibweise lautet "E-Mail". Einfach nur "Mail" zu schreiben wirkt ein wenig nachlässig.
- Statt mitzuteilen, dass sie "nicht im Hause" ist, sollte die Verfasserin dieser Abwesenheits-E-Mail besser gleich schreiben, wann sie wieder da ist.
- Schön, dass sie ab Montag wieder erreichbar ist. Doch was passiert mit der E-Mail? Muss der Geschäftspartner diese am Montag nochmals versenden oder bekommt er eine Antwort?
- "Ich weise darauf hin ...": Das klingt unfreundlich und distanziert.
- Es wird eine Vertretung angegeben. Schön. Der Vorname wird genannt, auch das ist positiv - das schafft Nähe. Bei der Telefonnummer gibt Frau Schulte nur die Durchwahl an. Das ist unüberlegt und nahezu kundenfeindlich.
- Die Abkürzung "DW" ist bemerkenswert im negativen Sinn. Abkürzungen sollten Sie grundsätzlich vermeiden. Nicht jedem ist sofort klar, dass DW "Durchwahl" bedeutet.
- Dass es sich bei der Vertretung um eine Frau handelt, erkennt der Leser am Vornamen. Diese Angabe ist also überflüssig.
- Warum wird "Besten Gruß" großgeschrieben?
- Die Signatur fehlt.
Beachten Sie: Muten Sie dem Empfänger nicht zu, die E-Mail-Adresse der Kollegin aus Ihrer Adresse abzuleiten - was wahrscheinlich möglich wäre. Es handelt sich nicht um ein Ratespiel, sondern um einen geschäftlichen Kontakt.
Diese Abwesenheits-E-Mail scheint in aller Eile in den letzten Minuten vor dem Urlaub verfasst worden zu sein. Sie wirkt sehr nachlässig und distanziert. Hier hat man nicht den Eindruck, freundlich und professionell betreut zu werden.
Denken Sie auch in Ihrer Abwesenheits-E-Mail an die vollständigen Angaben der Signatur
Keine E-Mail ohne Signatur - das gilt auch für Abwesenheits-E-Mails. Sie wissen selbst, dass eine Signatur zu einer E-Mail gehört. Das ist wie der Absender auf dem Briefpapier. Würden Sie einen Brief ohne vollständige Adressangaben auf dem Papier verschicken? Würden Sie einfach ein weißes Blatt Papier verwenden? Wohl kaum.
Bei Abwesenheits-E-Mails passiert dies ständig. 98 Prozent aller Abwesenheits-E-Mails werden ohne Signatur verschickt. Sollten Sie dies auch tun, ändern Sie es sofort!
Bedenken Sie: Wenn die Signatur fehlt, kommt auf den Kunden ein wenig Arbeit zu:
- Er muss sich die Telefonnummer des Unternehmens aus seinen Unterlagen/Kontakten heraussuchen. Viel umständlicher hätte man es für den Geschäftspartner nicht machen können. Und: Der Empfänger dieser E-Mail hatte Kontakt per E-Mail aufgenommen. Offensichtlich bevorzugt er dieses Kommunikationsmedium. Nun wird er gezwungen, zu telefonieren - das wollte er nicht.
- Wenn er die genannte Vertretung telefonisch erreicht, vielleicht nicht beim ersten Versuch (was ihn zu Recht ärgert), fragt er sie nach ihrer E-Mail-Adresse.
- Dann schickt er seine E-Mail, die er schon einmal geschickt hat, an einen anderen Empfänger. Sehr umständlich und nahezu kundenfeindlich!
Die weiteren Negativ-Beispiele für eine Abwesenheits-E-Mail sowie 10 Tipps für Ihre professionelle Abwesenheits-E-Mail lesen Sie in Der SekretärinnenBriefeManager im Kapitel E600 "E-Mail - Abwesenheitsbenachrichtigung".