In die Rubrik „Der schlechteste Brief des Monats“ des SekretärinnenBriefeManagers hat es dieses Mal eine Begleit-E-Mail geschafft, die eigentlich überaus freundlich gemeint ist. Jedoch hat die Verfasserin einige Fehler gemacht. Aber lesen Sie selbst.
Betr.: Das freundliche Telefonat vom 07.03.11 mit unserer Frau Becker
Sehr geehrte Frau Duhme,
herzlichen Dank für das Interesse an unserem Haus und für das angenehme Telefongespräch vom 07.03.2011, mit unserer Frau Becker.
Wunschgemäß senden wir Ihnen Informationen über unser Haus.
Wir freuen uns jetzt schon auf das nächste Telefonat mit Ihnen.
Für weitere Fragen stehen wir Ihnen gerne, unter der Telefonnummer 0211 / 123 456 – 0 zur Verfügung.
Wir wünschen Ihnen noch einen schönen Tag und verbleiben bis zum nächsten Mal,
mit herzlichen Grüßen.
Jutta Wolf
Leiterin Backoffice
Das sagt Der SekretärinnenBriefeManagerzu dieser Begleit-E-Mail:
Die Schreiberin hat ihre Begleit-E-Mail mit vielen positiven Wörtern gespickt – „freundlich“, „angenehm“, freuen“, „schön“, „herzlich“. Das ist gut. Leider ist sie mit den Kommata genauso großzügig umgegangen. Und wir meinen, dass einige Formulierungen schon seit Langem in die Mottenkiste gehören.
Hier sind die Kritikpunkte dieser Begleit-E-Mail im Einzelnen:
„Unsere Frau Becker“ ist nicht gut formuliert. Denn es ist nicht „Ihre“ Frau Becker“. Es ist „unsere Kundenbetreuerin Beate Becker“. Und: Als regelmäßige Leserin des SekretärinnenBriefeManagers wissen Sie bestimmt, dass die ausgeschriebene Form des Monats die lesefreundlichere ist.
„Herzlichen Dank für das Interesse“ – dies ist eine unkonkrete Floskel,
die Sie schon tausendmal gelesen haben (nicht nur in Begleit-E-Mails). Den Dank fürs Interesse finden Sie in vielen Briefen. Ein Brief oder eine Begleit-E-Mail kann nur die volle Aufmerksamkeit des Lesers erhalten, wenn die Wortwahl sich vom Interessen-Einerlei abhebt und konkret formuliert wird. Der zweite Teil des Satzes ist lediglich eine Wiederholung des Betreffs der Begleit-E-Mail. Das ist langweilig und unnötig.
„Wunschgemäß“ – ein Wort, das in der modernen Korrespondenz – also auch in einer Begleit-E-Mail - nicht mehr auftauchen sollte.
„Wir freuen uns auf das nächste Telefonat mit Ihnen“ – was für ein Quatsch. Bei dieser Anhäufung von Floskeln glaubt einem doch niemand, dass die Schreiberin der Begleit-E-Mail sich auf das nächste Telefonat freut. Wozu auch? Da hat jemand lediglich Infomaterial angefordert. Die Formulierung ist unglaubwürdig.
„Über unser Haus“ – das liest sich so, als erhielte man eine Beschreibung über das Gebäude. Gemeint ist aber sicherlich, dass der Geschäftspartner Informationen zu den Produkten oder Dienstleistungen erhält. Also wäre es besser, diese in der Begleit-E-Mail konkret zu benennen.
„Für weitere Fragen stehen wir Ihnen gerne, unter der Telefonnummer
0211 / 123 456 – 0 zur Verfügung.“ Diese Passage der Begleit-E-Mail hat es in sich:
- Hinter „gerne“ wird kein Komma gesetzt.
- „Für weitere Fragen“ – das erweckt den Eindruck, dass wir vorher schon Fragen hatten. Hatten wir aber nicht.
- „gerne zur Verfügung stehen“ – niemand soll irgendwem zur Verfügung stehen, erst recht nicht in einer Begleit-E-Mail.
- Die Telefonnummer ist nicht nach DIN 5008 geschrieben. Da die Schreiberin die Leiterin des Backoffices ist, sollte sie die korrekte Schreibweise von Telefonnummern kennen: 0211 120455-0, also ohne Leerschritte und ohne Schrägstrich.
- Weiß wohl jeder, was ein „Backoffice“ ist? Oder wäre eine deutsche Bezeichnung sinnvoller?
„... verbleiben … mit freundlichen Grüßen“ – das ist veraltet. Der Zusatz „bis zum nächsten Mal“ soll diese altmodische Floskel ein wenig moderner wirken lassen. Dann bleibt die Formulierung aber immer noch unglücklich. Denn: Die Grußformel sollte nicht mit dem letzten Satz der Begleit-E-Mail verbunden sein. „Verbleiben“ gehört sowieso in die Mottenkiste. Und die Grußformel endet weder mit einem Punkt noch mit einem Komma. Und hinter „nächsten Mal“ wurde in dieser Begleit-E-Mail ein Komma gesetzt, das dort nicht hingehört.
Wie diese Begleit-E-Mail besser hätte formuliert werden können, sehen Sie in den aktuellen Korrespondenz-Tipps des SekretärinnenBriefeManagers. Klicken Sie hier und fordern Sie Ihr persönliches Kennenlernexemplar jetzt kostenlos an ...