Sie haben eine Veranstaltung geplant, und etwas Unvorhergesehenes kommt dazwischen. Sie müssen den eingeladenen Gästen absagen.
Folgende Informationen gehören in die schriftliche Absage:
Um welche Veranstaltung handelt es sich? Warum haben Sie die betreffende Person eingeladen? Hat sich die Person zu Ihrer Veranstaltung angemeldet? Sollte die Person etwas zum Programm beisteuern (Rede, Vortrag, Musik)? Warum muss die Veranstaltung abgesagt werden?
Vermeiden Sie Schuldzuweisungen, und schreiben Sie sachlich. Wichtig: Bleiben Sie ehrlich, und schieben Sie keine Gründe vor.
Beispiel:
Tag der offenen Tür am 26. April 2005
Sehr geehrte Frau Brandt,
alles war schon perfekt vorbereitet. Und jetzt hat uns das Straßenbauamt einen dicken Strich durch die Rechnung gemacht:
Wegen Straßenbauarbeiten direkt vor unserem Bürogebäude ist der Zugang zu unseren Büroräumen in dieser Zeit nur über notdürftig abgesicherte Baustellenwege erreichbar. Außerdem sind wir erheblichem Lärm ausgesetzt.
Leider wurden wir erst sehr spät über die notwendigen Baumaßnahmen informiert. Deshalb müssen wir die Veranstaltung verschieben. Denn diese Umstände wollen wir Ihnen auf keinen Fall zumuten.
Wir haben aber schon einen neuen Termin gefunden: den 15. Mai 2005.
Hoffentlich haben Sie auch an diesem Tag Zeit! Denn wir freuen uns schon sehr, Sie in unseren neu gestalteten Büroräumen begrüßen zu dürfen.
Einen schönen Gruß von München nach Ebersberg