Es ist eine herausfordernde und zeitintensive Angelegenheit, einen Kondolenzbrief zu verfassen, denn abgedroschene Floskeln wirken peinlich – Individualität ist gefragt. Ein Kondolenzbrief erfordert höchstes Einfühlungsvermögen, besonders wenn er aufrichtig empfundene Verbundenheit dokumentieren und den Empfängern das tröstliche Gefühl vermitteln soll, in diesen schweren Stunden nicht allein zu sein. Und Ihr Chef ist froh, wenn er das Schreiben eines Kondolenzbriefes an Sie delegieren kann – denn das Verfassen eines Kondolenzbriefes ist wirklich schwierig.
7 Tipps: So schreiben Sie einen geschäftlichen Kondolenzbrief
1. Das richtige Papier und der richtige Briefumschlag
Verwenden Sie für Ihren Kondolenzbrief keinesfalls einen Geschäftsbriefbogen, der die Kontonummer des Unternehmens enthält!
Falls ein relativ neutrales geschäftliches Briefpapier nicht vorhanden ist, nehmen Sie für den Kondolenzbrief stattdessen einen Briefbogen in einer dezenten, neutralen Farbe, beispielsweise Beige oder Weiß, möglichst in einer besseren Qualität als Kopierpapier.
Fensterumschläge sind ebenso unpassend wie freigestempelte Schreiben. Grundsätzlich sollte der Umschlag eines Kondolenzbriefes mit einer Briefmarke frankiert werden und dieselbe Qualität und Farbe haben wie der Briefbogen.
2. Handschrift ist ideal
Idealerweise verfassen Sie einen Kondolenzbrief handschriftlich. Falls Ihnen dieser Aufwand zu hoch erscheint oder Sie oder Ihr Chef eine schwer leserliche Handschrift haben, können Sie zumindest die Anrede und die Grußformel mit der Hand schreiben.
3. Wiederholung der Funktion und des Namens im Kondolenzbrief ist kein Muss
Wenn es sich bei dem Kondolierenden um einen direkten Kollegen oder Vorgesetzten handelt und die handschriftliche Unterschrift dem Trauernden vertraut ist, können Sie auf die maschinenschriftliche Wiederholung des Namens und der Funktion des Unterschreibenden im Kondolenzbrief verzichten. Kondolieren aber ein oder eventuell sogar mehrere Repräsentanten des Unternehmens in dessen Auftrag, der/die keinen direkten persönlichen Bezug zum Trauernden hat/haben, ist es ratsam, den/die Absendernamen und die dazugehörenden Funktionen im Kondolenzbrief zu nennen.
4. Der schwarze Rand ist tabu
Was viele nicht wissen: Der Briefumschlag mit dem schwarzen Rand ist nur dafür vorgesehen, andere vom Tod eines Menschen zu unterrichten, wird also von den trauernden Angehörigen verschickt und eignet sich nicht für einen Kondolenzbrief.
5. Beschreiben Sie Ihre Gefühle ehrlich
Schreiben Sie in eigenen, einfachen und ehrlichen Worten über Ihre Empfindungen – vermeiden Sie Pathos und Übertreibungen.
So nicht: Sie hat viele Spuren der Liebe und Fürsorge hinterlassen, und die Erinnerung an all das Wunderbare wird in uns lebendig bleiben.
Besser so: Wir haben Ihre Frau als einen freundlichen und herzlichen Menschen kennen gelernt und werden so immer an sie denken.
So nicht: Wenn die Zeit eines geliebten Menschen vollendet ist und er uns verlässt, verliert die Sonne ihren wärmenden Schein und wir trauern in der Dunkelheit der fortan lichtlosen Tage.
Besser so: Wir denken an Sie und wünschen Ihnen Kraft, um die leidvolle Situation anzunehmen und tröstende Erinnerungen zu behalten.
Finden Sie eine Ausdrucksweise, die einerseits nicht nüchtern und fast gleichgültig klingt, aber andererseits auch nicht unnötig dramatisiert. Das Kondolenzschreiben signalisiert:
- Wir haben vom Tod Ihres Angehörigen erfahren.
- Wir trauern mit Ihnen.
- Wir halten die Erinnerung an den Verstorbenen lebendig.
- Wir wünschen und hoffen, dass Sie diesen Verlust verkraften.
Versuchen Sie, sich kurz zu fassen. Benutzen Sie keine abgenutzten Floskeln wie zum Beispiel „aufrichtige Anteilnahme“, „in stillem Gedenken“ oder „Wir werden ihm ein ehrendes Andenken bewahren“. Verzichten Sie prinzipiell auf religiöse Formulierungen – es sei denn, Sie wissen ganz genau, dass der Verstorbene und die Hinterbliebenen, an die Ihr Brief gerichtet ist, gläubig sind und aus ihrem Glauben Trost schöpfen. Verwenden Sie nur Zitate, mit denen Sie sich identifizieren können.
6. Finger weg vom "Trauerhaus"!
Benutzen Sie in der Adresse nicht die veraltete Formulierung „An das Trauerhaus“, sondern nennen Sie den Empfänger des Kondolenzbriefes einfach beim Namen. Adressieren Sie Ihr Schreiben nicht an die ganze Familie, sondern an den Angehörigen, zu dem Sie einen Bezug haben.
7. Handeln Sie schnell
Verlieren Sie nicht unnötig Zeit, sondern senden Sie den Kondolenzbrief so schnell wie möglich ab, nachdem Sie von dem Trauerfall erfahren haben. Sollte die Nachricht Sie verspätet erreicht haben, so können Sie einen entsprechenden Hinweis in Ihren Kondolenzbrief einbauen und um Verständnis dafür bitten, dass Sie nicht früher reagieren konnten.