Jetzt mal ehrlich: Sätze wie „In der Anlage überreichen wir Ihnen“ oder „Bezug nehmend auf das soeben mit Ihnen geführte Telefonat“ passen doch nicht wirklich zu einem Unternehmen, das Kundenorientierung groß schreibt (oder zumindest daran arbeitet) oder das sich zeitgemäß präsentieren möchte.
Wie soll die Außenwirkung sein?
Wie möchte Ihr Unternehmen nach außen wirken? Altmodisch, traditionell, verstaubt? Wenn nicht, dann sollten Sie ab sofort die Finger von folgenden Formulierungen lassen:
- Bezug nehmend auf Ihr Schreiben vom ...
Das ist langweilig – schon aus 1000 anderen Briefen bekannt - Mit Bezug auf Ihren Brief vom ..
Das ist ebenfalls langweilig – so schreiben Behörden. - In der Anlage finden Sie ...
Das ist sinnlos: Soll der Empfänger in den Garten gehen und suchen? - In der Anlage überreichen wir Ihnen wunschgemäß ...
Das stört: Sie geben jemandem im Garten ein Schriftstück? Wohl kaum. „Wunschgemäß“ ist steif und Behördenstil. - Beigefügt erhalten Sie ...
Das ist falsch: „Beigefügt“ bezieht sich grammatikalisch auf „Sie“ – also ist der Empfänger beigefügt. Das wollen Sie wohl kaum zum Ausdruck bringen. Wenn Sie unbedingt das abgegriffene Wort „beigefügt“ verwenden möchten, dann schreiben Sie: „Sie erhalten den beigefügten Prospekt“. Das ist zumindest grammatikalisch richtig. - Anbei senden wir Ihnen ...
Das ist auch falsch: „Anbei“ bezieht sich grammatikalisch auf „wir“. Und Sie liegen doch nicht im Umschlag, oder? - Wir bestätigen den Erhalt Ihres Schreibens vom ...
Das ist Behördendeutsch: Verwenden Sie weniger Substantive. Ersetzen Sie „Erhalt“ durch „erhalten“, und schon hört sich der Satz viel leichter und sympathischer an: „Wir haben Ihr Schreiben erhalten – vielen Dank.“ - Mit Bezug auf Ihr oben genanntes Schreiben ...
Da haben wir wieder den langweiligen Bezug; erweitert ist er jetzt um eine Abkürzung „o. g.“. Solche Abkürzungen sind ohnehin nicht empfehlenswert.
Mit all diesen Einstiegssätzen schläfern Sie den Empfänger ein. Sie machen es Ihren Kunden und Geschäftspartnern nicht gerade leicht, Ihre Briefe zu lesen. Und wenn der Rest des Briefs genauso aussieht, dürfen Sie froh sein, wenn Ihre Korrespondenz überhaupt gelesen wird.
Gestalten Sie Ihre Schreiben von Anfang an lockerer. Hier ein paar Vorschläge, wie Sie Abwechslung in Ihre Korrespondenz bringen.
So sehen gelungene Einstiegssätze aus:
Sehr geehrte Frau Müller,
- vielen Dank für Ihren Brief vom 14. Januar 2001.
- haben Sie vielen Dank für Ihren Brief vom ...
- Sie erhalten heute Informationsmaterial über ...
- Sie hatten um schnelle Antwort gebeten.
- Entschuldigen Sie, dass ich nicht schon früher dazu gekommen bin, Ihnen zu antworten.
- Sie haben Recht – die Rechnung war schon lange bezahlt.
- versprochen ist versprochen ...
- Sie erhalten heute ...
- nach unserem Telefonat habe ich die Unterlagen sofort für Sie zusammengestellt.
- die gewünschten Prospekte erhalten Sie heute zusammen mit den Informationen über/zu ...
- wir freuen uns, dass Sie auf unsere langjährige Erfahrung im Bereich xy vertrauen.