Einen ausgesprochen hässlichen Geschäftsbrief bekam Angelika Rodatus, die Chefredakteurin von Office Korrespondenz aktuell, jüngst von ihrer Bank. Unerfreulich war aber nicht der Inhalt, sondern die Form. Denn dieser Geschäftsbrief war in hölzernem Bürokratendeutsch abgefasst. Ein kleiner Auszug aus diesem Geschäftsbrief als Kostprobe:
„Diese Aufstellung dient der besseren Nachvollziehbarkeit der nach dem amtlichen Muster erteilten Jahressteuerbescheinigung. Dies ermöglicht Ihnen die Beurteilung, ob im Rahmen einer Veranlagung zur Einkommensteuer eine Korrektur von einbehaltener Kapitalertragsteuer in Betracht kommt.“
Was ist an diesem Geschäftsbrief so schlecht?
Dieser Geschäftsbrief klingt schwerfällig und steif, weil darin extrem viele Hauptwörter vorkommen (Aufstellung, Nachvollziehbarkeit, Beurteilung ...). Wie könnte man das kundenfreundlicher und eleganter formulieren?
Zwei Tipps helfen, diesen sogenannten Nominalstil in Geschäftsbriefen zu vermeiden
Erstens: Ersetzen Sie, wo auch immer das möglich ist, Substantive (Hauptwörter) durch Verben (Zeitwörter).
Zweitens: Sprechen Sie den Empfänger des Geschäftsbriefes persönlich an. Dann brauchen Sie keine umständlichen substantivischen Wendungen, um zu sagen, was er tun soll. So könnte man die oben zitierten Sätze besser
formulieren:
Beispiel 1: „Mit dieser Aufstellung können Sie Ihre Jahressteuerbescheinigung besser nachvollziehen, die Sie auf dem amtlichen Vordruck erhalten haben. So können Sie besser beurteilen, ob es nötig ist, die einbehaltene Kapitalertragsteuer in Ihrer Steuererklärung zu korrigieren.“
Beispiel 2: „Damit Sie die Angaben auf dem amtlichen Vordruck Ihrer Jahressteuerbescheinigung auf einen Blick nachvollziehen können, haben wir die Zahlen für Sie noch einmal übersichtlich zusammengestellt. So können Sie sofort überblicken, ob das Finanzamt die Kapitalertragssteuer in der korrekten Höhe einbehalten hat.“
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